MKB Administratie

Algemene Informatie over administratie

Een administratie opzetten

Het is belangrijk om een goede administratie op te zetten en bij te houden. Niet alleen omdat u als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht. Het is dan ook veel gemakkelijker om uw aangifte in te vullen.

Waarom is een goede administratie belangrijk?

Administratie wil zeggen: alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang: niet alleen om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor uw bedrijfsvoering. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van uw bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als uw onderneming nog niet eens feitelijk van start is gegaan.

Voor uw bedrijfsvoering

Met een goed bijgehouden administratie heeft u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst. Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen.

Voor het invullen van uw aangiften

Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. Deze aangiften moeten door de Belastingdienst snel en goed gecontroleerd kunnen worden. Als uw administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'. Als u geen duidelijke overzichten heeft van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de onbeperkte verliesverrekening voor de inkomstenbelasting of de kleineondernemersregeling voor de btw. Informatie over de verleggingsregeling vindt u in het site-onderdeel Btw berekenen over uw omzet.

Let op!

Maak regelmatig op papier berekeningen om de aansluiting tussen uw administratie, uw aangiften en de jaarrekening te controleren. Bewaar deze (klad)berekeningen bij uw administratie. De Belastingdienst zal u daarnaar vragen.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De Belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

het grootboek;
de debiteuren- en crediteurenadministratie;
de voorraadadministratie;
de in- en verkoopadministratie;
de loonadministratie.

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u op.

Uitzondering

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over:

de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch);
het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).

Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

Let op!

De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

U zet alle gegevens over.
U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen voor te leggen aan de Belastingdienst.

Als u (een deel van) uw administratie laat verzorgen door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
tussentijds gemaakte controleberekeningen;
ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
bank- en giroafschriften;
contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
agenda's en afsprakenboeken;
correspondentie;
software en databestanden.

Tip!

Houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. Zie voor meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek het site-onderdeel Aangifte doen, belastingen en premies betalen.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Daarbij moet u er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als u administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst kan dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen. Het bedrijfsproces moet volledig en redelijk gedetailleerd worden vastgelegd. Als u de gegevens elektronische vastlegt dan moet u deze ook elektronisch bewaren. En wel voor de geldende bewaartermijn van 7 jaar. Het is alleen toegestaan de gegevens uitsluitend op papier te bewaren, als u een zeer kleine administratie heeft die binnen een redelijke termijn is te controleren.

Welke verplichtingen gelden voor de btw?

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u aan de Belastingdienst moet betalen. In de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:

facturen die u zelf uitschrijft;
facturen die u moet betalen;
uitgaven;
ontvangsten;
privégebruik van goederen en diensten.

Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas-, bank- en giroboek.

Als u zaken doet met het buitenland, houdt u afzonderlijk bij:

verwervingen uit andere landen van de Europese Unie;
ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie;
leveringen aan andere landen van de Europese Unie;
uitgevoerde goederen naar landen buiten de Europese Unie.

Handelt u in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen, dan kan de margeregeling van toepassing zijn. Zie ook: - Zaken doen met het buitenland; - Margeregeling.

Tip!

Als u uw leveranciers meestal contant betaalt bij aflevering of kort daarna, kunt u volstaan met het opnemen van de gegevens van de inkoopfacturen in het kasboek.

Welke gegevens van uw facturen moet u bijhouden?

De ontvangen en uitgeschreven facturen moet u doorlopend en opeenvolgend nummeren. Van de facturen houdt u in een overzicht de volgende gegevens bij:

datum en nummer;
naam en adres van de leverancier of van de afnemer en het btw-identificatienummer;
omschrijving van het geleverde goed of van de verrichte dienst;
prijzen exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief;
de btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.

Voor de ontvangen facturen is het toegestaan dat de gegevens die u moet vastleggen beperkt blijven tot het bedrag van de vergoeding en het btw-bedrag. Voor de uitgeschreven facturen geldt hetzelfde. Het enige verschil is dat u de uitgeschreven facturen wel opeenvolgend moet nummeren.

Wanneer u voor deze werkwijze kiest, moet u zich houden aan de volgende voorwaarden. Bij de boeking van ontvangen facturen moet u in de administratie een nummer of een ander kenmerk opnemen. Bij de uitgeschreven facturen vermeldt u het factuurnummer of een ander kenmerk. Voor beide gevallen gaat het er om dat de factuur, die bij een boeking hoort, op eenvoudige wijze is terug te vinden. Omgekeerd geldt ook dat bij een factuur de betreffende boeking op eenvoudige wijze is terug te vinden.

Als u het kasstelsel toepast, dan hoeft u de facturen die u uitreikt niet afzonderlijk te boeken. U kunt volstaan met het overzichtelijk bewaren van een kopie van deze facturen.

Ontheffing van administratieve verplichtingen

Als u verwacht dat u als gevolg van de kleineondernemersregeling geen btw hoeft te betalen, kunt u de Belastingdienst vragen om ontheffing van de administratieve verplichtingen voor de btw. Het voordeel hiervan is dat u geen aangifte omzetbelasting meer hoeft te doen en dat u geen facturen aan uw afnemers hoeft uit te schrijven (als u dat wel wilt doen, mag u er geen btw op vermelden). Wel moet u facturen die u zelf ontvangt, 7 jaar bewaren (of 10 jaar als het gaat om facturen over aankopen van onroerende zaken). Het nadeel kan zijn dat u, omdat u geen aangifte doet, geen teruggaaf kunt krijgen. Voor een ontheffing doet u schriftelijk een verzoek aan het belastingkantoor dat uw zaken behandelt. Zie ook: - Aangifte doen, belastingen en premies betalen; - Hoe lang moet u uw administratie bewaren? - Btw berekenen over uw omzet.

Let op!

De ontheffing geldt alleen voor de administratieve verplichtingen voor de btw. Al uw andere administratieve verplichtingen blijven gewoon gelden.

Welke verplichtingen heeft u als werkgever?

Als u personeel gaat aannemen dan moet u zich als werkgever melden bij de Belastingdienst. Wanneer u direct personeel in dienst neemt, dan doet u dit via het formulier 'Opgaaf startende onderneming' en aanvullend door het formulier 'Aanmelding werkgever' in te vullen. Wanneer u op een later tijdstip personeel in dienst neemt, dan meldt u zich op dat moment aan als werkgever met het formulier 'Aanmelding werkgever'. Beide formulieren zijn te downloaden van www.belastingdienst.nl.

U krijgt als werkgever te maken met loonheffingen (loonbelasting/premie volksverzekeringen, inkomensafhankelijk bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen). U moet de loonheffingen inhouden en afdragen. Dat doet u met de aangifte loonheffingen die u elektronisch moet indienen. U kunt vooraf aangeven of u de aangifte per maand of per 4 weken wilt doen.

Als werkgever heeft u voor de loonheffingen een aantal verplichtingen. Zo moet u:

zich aanmelden als werkgever voordat u de eerste werknemer aanneemt;
alle nieuwe werknemers aanmelden de dag voor de eerste werkdag met de eerstedagsmelding;
de dag voor de eerste werkdag de identiteit van de medewerkers vaststellen en een kopie maken van het identiteitsbewijs;
de dag voor de eerste werkdag van de werknemer de nodige gegevens voor de loonheffingen hebben ontvangen;
een loonstaat aanleggen; de werknemer periodiek een loonstrook toesturen;
1 keer per jaar bepaalde inkomensgegevens melden in een jaaropgaaf.

Er is een bewaarplicht voor diverse onbelaste betalingen (kostenvergoeding en dergelijke). Zie ook: Personeel in uw onderneming Loonbelasting