VvE Beheer; Wie doet Wat?

VvE’s mogen helemaal zelf hun beheer verzorgen. Maar als er geen sprake is van ‘kunnen’, of het ontbreekt simpelweg aan tijd, dan komt de VvE Beheerder in beeld. VvE Beheerders bieden 2 soorten VvE Beheer aan; de mogelijkheden zijn dan dus als volgt:

  1. Zelf beheren               -> het bestuur voert alle taken zelf uit;
  2. Samen beheren          -> het bestuur delegeert tijdrovende taken aan de beheerder;
  3. Laten beheren            -> de beheerder is tevens bestuurder en voert alle taken uit (en neemt dus ook beslissingen; over het ‘gevaar’ daarvan leest u hier meer)

Keijzer Administratie voert de werkzaamheden uit volgens de systematiek van ‘Samen beheren’ en dat werkt als volgt: In de Vergadering van Eigenaren bepalen alle eigenaars gezamenlijk wat er gebeurt en dan met name over hoé brengen en houden we het gebouw in de gewenste conditie en wat mag dat kosten. Het bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor de uitvoer en kan daarvoor externe deskundigen inschakelen.

Een paar voorbeelden:

  • Het bestuur is ervoor verantwoordelijk dat de servicebijdragen tijdig worden geïnd. De Administratief Beheerder werkt maandelijks de administratie bij en stuurt een herinnering en een maand later een aanmaning. Bij het uitblijven van de betaling geeft het bestuur de opdracht om tot uitbesteding aan de gerechtsdeurwaarder over te gaan. De Administratief Beheerder zet dat in gang en onderhoudt het contact met de deurwaarder;
  • Het bestuur is verantwoordelijk voor het tijdig uitschrijven van de Vergadering van Eigenaren.
    In de dienstverlening is vanaf Pakket Plus het uitwerken van de uitnodiging met agenda van 1 vergadering per jaar inbegrepen. Tegen separaat tarief kan ervoor gekozen worden om de Administratief Beheerder aanwezig te laten zijn, al dan niet inclusief het notuleren.
  • Het bestuur is verantwoordelijk voor het onderhoud.
    Om offertes van aannemers goed op inhoud te vergelijken en om te controleren of het onderhoud goed is uitgevoerd, is een mate van deskundigheid vereist. Het Bestuur die daar niet over beschikt kan een Technisch Beheerder inschakelen. Dat kan als ‘sparringpartner’ maar ook voor het opvragen van de offertes en voor de bouwbegeleiding, aan de hand van een meerjarenonderhoudsplan!

De vast omschreven werkzaamheden van de Administratief Beheerder worden tegen een afgesproken abonnementstarief verricht. Het afhandelen van eigendomsoverdrachten met de notaris worden separaat afgerekend en doorbelast aan de verkopende eigenaar. Ook kunnen er naar behoefte aanvullende diensten worden afgenomen, zoals het eerder genoemde notuleren.

De vergoeding voor de bouwbegeleiding vindt bij de meeste beheerders plaats op basis van een percentage van de kosten van de werkzaamheden. Wij werken samen met een partij die een vast tarief hanteert om voor de grote klussen een ‘programma van eisen’ op te stellen en de uitvoeringswerkzaamheden te begeleiden.

Daarnaast kunnen er VvE-specifieke extra werkzaamheden zijn. Voor de afrekening nutsvoorzieningen (als de individuele eigenaars geen eigen contract hebben en er dus via de administratie van de VvE moet worden afgerekend) worden extra kosten gerekend.

Wat doet het Bestuur?

Het Bestuur blijft te allen tijde de vertegenwoordiger van de Vereniging van Eigenaren. De voornaamste taak van het Bestuur blijft het onderhouden van alle contacten namens de VvE, zowel met de leden als met externe partijen. Dus, als Keijzer Administratie aan het Bestuur ter goedkeuring een factuur van de schoonmaker voorlegt, en het Bestuur meent dat die niet betaald mag worden zolang de werkzaamheden niet naar tevredenheid zijn verricht, dan neemt het Bestuur hierover met de schoonmaker contact op.

Veelgestelde Vragen

  • wie behandelt vragen van leden?
    • het Bestuur is het eerste loket voor de leden, over de inning van de servicebijdragen vindt wel rechtstreeks contact met Keijzer Administratie plaats
  • wie verricht de factuurbetalingen?
    • de Administratief Beheerder verricht de factuurbetalingen nadat die middels het online autorisatieproces door het Bestuur zijn goedgekeurd
  • wie zorgt voor het liquiditeitsbeheer (dit omvat alle activiteiten die gericht zijn op het beheren van de beschikbare liquide middelen, zoals het monitoren van de rekening courant en het zorgen voor voldoende geldmiddelen om aan de lopende verplichtingen te voldoen)?
    • het bestuur heeft inzicht in de uitgaven voor groot onderhoud die in behandeling zijn. Zij zijn (vaak de enige) die toegang hebben tot de spaarrekening
  • wie dient kostendeclaraties in?
  • wie handelt eigendomsoverdrachten af?
    • de Administratief Beheerder
  • wie voert het debiteurenbeheer uit?
    • de Administratief Beheerder; lees hier meer over het debiteurenbeheer
  • wie verstrekt informatie aan de makelaar?
    • de eigenaar; hij/zij beschikt online over de relevante stukken van de VvE. Mede in het kader van de privacy wetgeving verstrekt de Administratief Beheerder geen informatie aan potentiële kopers en/of makelaars
  • wie muteert de registraties in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel?
    • het Bestuur; op de website van de Kvk worden (persoons)gegevens gevraagd waarover derden niet (mogen) beschikken
  • wie overlegt met de kascommissie?
    • het Bestuur; de jaarrekening geeft het door het Bestuur gevoerde beleid weer. De te controleren stukken worden pas aan de kascommissie verstrekt als het Bestuur de jaarrekening eerst zelf heeft gecontroleerd. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Vergadering van Eigenaren nadat de kascommissie heeft gecontroleerd.
  • wat als ik het niet eens ben met de aanmaning?
    • neem (bij voorkeur per e-mail) contact op met Keijzer Administratie
  • bij wie moet ik zijn als ik een lekkage heb?
  • wie declareert schades bij de verzekering?
    • het Bestuur (een extra schakel ertussen werkt alleen maar vertragend en kostenverhogend)
  • wie bestelt sleutels?
    • het Bestuur; ook hier is de extra schakel alleen maar kostenverhogend (zeker als de sleutels moeten worden afgehaald).
  • wie geeft opdrachten aan dienstverleners van de VvE?
    • het Bestuur; alleen de door de leden gekozen vertegenwoordigers van de VvE zijn bevoegd aan derden opdrachten te verstrekken
  • wie benadert de dienstverlener die verkeerd of onterecht factureert?
    • het Bestuur; zie voorbeeld ‘schoonmaker’ in alinea hierboven: ‘Wat doet het Bestuur?’
  • wie opent of wijzigt bankrekeningen?
    • als vertegenwoordiger van de VvE is uitsluitend het Bestuur daartoe bevoegd

Het Bestuur kan dus niet passief achterover zitten. De Financiële Beheerder en de Technische Beheerder vervullen hun verantwoordelijkheden onder leiding van het door de leden gekozen bestuur. Het is daarom belangrijk dat het bestuur alert blijft en adequaat op de handelingen van de beheerder(s) reageert. De diensten kunnen alleen met goed gevolg worden uitgevoerd als het bestuur op tijd ingrijpt.

Van het bestuur wordt daarom verwacht actief te zijn, alert te blijven en adequaat te reageren op de handelingen van de financiële en technische beheerder(s). Dit is noodzakelijk om de diensten goed uit te kunnen voeren.

De beheerder is afhankelijk van het bestuur voor een soepele samenwerking en communicatie. Als er geen (tijdige) reactie van het bestuur komt, stagneren de werkzaamheden. Dit leidt tot extra werk, zoals het moeten onderzoeken van openstaande items en het versturen van herinneringen. Dit extra werk kan invloed hebben op het tarief van de beheerder, omdat het tijd en middelen vraagt die niet in de oorspronkelijke tariefstelling zijn meegenomen.