Daklekkage of kapotte lift? Zo werkt spoed- en noodonderhoud in een VvE!

De basisregel: Wie beslist over het geld en het onderhoud?

Binnen een VvE (Vereniging van Eigenaren) zijn de bewoners/eigenaren samen de baas. Zij nemen de beslissingen in de ledenvergadering (ALV). Het bestuur is er om die besluiten uit te voeren.

Toch hoeft het bestuur niet voor elk los schroefje of klein klusje toestemming te vragen:

1. Normaal onderhoud binnen het budget: Elk jaar keurt de ledenvergadering een jaar-begroting goed. Staat een onderhoudsklus (zoals de jaarlijkse controle van de brandblussers of klein schilderwerk) in die begroting? Dan mag het bestuur de opdracht direct geven. Is er in de regels van de VvE of door de vergadering een maximaal bedrag afgesproken (het zogenaamde drempelbedrag, bijvoorbeeld € 2.500,- of € 5.000,-)? Dan mag het bestuur tot dat bedrag zelf beslissen.
2. Onvoorziene uitgaven of grote klussen: Gaat het om een grote uitgave die niet in de begroting staat of boven het afgesproken bedrag uitkomt? Dan moeten de leden eerst om toestemming worden gevraagd.
3. Het spaarpotje (het Reservefonds): Elke VvE spaart verplicht voor groot toekomstig onderhoud (zoals een nieuw dak of schilderwerk). Voor woongebouwen geldt als hoofdroute een actueel onderhoudsplan voor de lange termijn (het MJOP). Ontbreekt dat plan? Dan geldt de wettelijke norm van ten minste 0,5% van de herbouwwaarde per jaar. Geld uit dit spaarpotje halen voor onvoorziene uitgaven vereist over het algemeen weer toestemming van de ledenvergadering.

Situatie 1: Acute nood en calamiteiten (Nood breekt wet!)

Wat als het water er letterlijk stroomt of er acuut gevaar is? Dan is er natuurlijk geen tijd om twee weken te wachten op een vergadering.

Wat mag het bestuur doen bij acute spoed?

In de spelregels van de VvE (het splitsingsreglement) staat hiervoor een speciale noodregeling:

• Direct ingrijpen toegestaan: Bij acute nood mag het bestuur direct een vakman inschakelen om het gevaar af te wenden of verdere schade te stoppen. Denk aan het dichten van een lek, het weghalen van losgewaaide dakpannen of het bevrijden en veiligstellen van een kapotte lift. Hier is geen voorafgaande stemronde voor nodig.
• Alleen het hoogst nodige: Deze bevoegdheid geldt écht alleen voor de noodoplossing om de situatie veilig te maken. Het definitieve herstel (zoals het hele dak vernieuwen of het hele gebouw opnieuw stucen) valt hier niet onder. Dat moet daarna via de normale weg worden besproken.
• Achteraf uitleg geven: Het bestuur moet achteraf (schriftelijk of op de eerstvolgende vergadering) aan de leden uitleggen wat er is gebeurd en wat het heeft gekost.

Wat als het bestuur niet bereikbaar is? (Zaakwaarneming)

Als er midden in de nacht een hoofdleiding springt en niemand van het bestuur reageert, mag een bewoner of eigenaar onder voorwaarden zelf noodmaatregelen laten nemen. De VvE moet de redelijk gemaakte kosten hiervoor achteraf terugbetalen.

Situatie 2: Dringend onderhoud (Geen acute ramp, wel spoed)

Stel dat er geen acuut gevaar is, maar er wel op korte termijn gehandeld moet worden. Bijvoorbeeld: tijdens schilderwerk ontdekt de schilder dat een balkonbalustrade verrot is. Het stort niet vandaag in, maar het moet wel binnen een paar weken hersteld worden. En het staat niet in de begroting.

Wat zijn dan de opties?

Optie A: Stemmen zonder vergadering (schriftelijk of digitaal)

Besluitvorming buiten vergadering is alleen rechtsgeldig als de wet, de akte van splitsing en het toepasselijke reglement dat toelaten.

Hier gelden doorgaans de volgende uitgangspunten voor:

• Iedereen moet akkoord zijn: In veel reglementen geldt dat alle stemgerechtigde leden schriftelijk moeten instemmen met het voorstel. Stemt er één iemand tegen, of reageert er iemand niet? Dan is het besluit helaas niet geldig.
• Digitale instemming: Stemmen via e-mail of een VvE-app mag alleen als de regels van de VvE dat toestaan en de instemming herleidbaar en verifieerbaar is.
• Voorkennis van het bestuur: Het bestuur moet vooraf op de hoogte zijn van het voorstel.

Praktijktip: Deze optie is bijzonder praktisch voor kleine VvE’s (bijv. 2 tot 4 appartementen), maar bij grotere complexen vaak lastig realiseerbaar door het vereiste dat iedereen tijdig moet reageren en voorstemmen.

Optie B: Een extra ledenvergadering inschakelen (BALV)

Lukt het niet om van iedereen schriftelijk akkoord te krijgen? Dan schrijft het bestuur een Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) uit.

• Oproeptermijn: De leden moeten op tijd worden uitgenodigd (bij nieuwere reglementen meestal ten minste 15 vrije dagen van tevoren).
• Voldoende stemmen en aanwezigheid: Voor uitgaven buiten de begroting schrijven veel reglementen een verhoogde meerderheid van stemmen voor (bijvoorbeeld 2/3 van de stemmen) én een minimumaantal aanwezige stemmen (het quorum).
• De tweede vergadering: Komen er op de eerste vergadering te weinig mensen opdagen om geldig te mogen stemmen? Dan bieden veel reglementen de mogelijkheid om een tweede vergadering uit te schrijven. Op die tweede vergadering maakt het niet meer uit hoeveel mensen er zijn: er kan dan gestemd worden ongeacht het aantal aanwezigen.

Wat als dwarsliggende eigenaren dringend onderhoud blokkeren?

Soms wil het bestuur of een groep eigenaren een verouderd of kapot onderdeel van het gebouw laten repareren, maar stemt een deel van de bewoners tegen — bijvoorbeeld uit financiële motieven.

Toch zijn de VvE en alle eigenaren samen verplicht om het gebouw goed te onderhouden. Als noodzakelijk onderhoud wordt geblokkeerd, staan de volgende stappen bij de kantonrechter open:

1. Toestemming vragen aan de kantonrechter (Vervangende machtiging)

Als een paar eigenaren of de ledenvergadering zonder goede reden weigert in te stemmen met noodzakelijk onderhoud, kan het bestuur of een belanghebbende eigenaar de kantonrechter vragen om een vervangende machtiging. De beslissing van de rechter treedt dan in de plaats van de toestemming van de ALV.

2. Processtrategie bij een afwijzend besluit

Heeft de ledenvergadering in een officiële vergadering een formeel besluit genomen om het voorgestelde onderhoud af te wijzen?

• Dan moet de processtrategie zorgvuldig worden afgewogen. Afhankelijk van de situatie kan het noodzakelijk zijn om binnen de fatale termijn van één maand een verzoek bij de kantonrechter in te dienen om het afwijzingsbesluit ongeldig te laten verklaren (vernietigen) wegens strijd met redelijkheid en billijkheid, vaak in combinatie met een verzoek om vervangende machtiging.
• Let op: Als de termijn van één maand voor vernietiging ongebruikt verstrijkt, wordt het besluit om niet te onderhouden in beginsel definitief. Een los verzoek om vervangende machtiging kan daarna worden afgewezen omdat het haakt op een onaantastbaar geworden besluit. Schakel bij zo’n geschil altijd deskundig juridisch advies in.

Overzicht: Welke actie past bij welke situatie?

Conclusie: Bij acute nood mag het bestuur direct noodmaatregelen treffen om schade te beperken. Voor regulier of kostbaar groot onderhoud moet altijd worden gekeken naar het toepasselijke reglement, de goedgekeurde begroting en de juiste besluitvormingsroute binnen de ALV.