VvE Beheer2018-11-21T14:03:46+00:00

VvE Beheer

Voordelig VvE Beheer voor Verenigingen van Eigenaren

Keijzer Administratie VvE Beheer is een in VvE Beheer gespecialiseerd administratiekantoor. Wij voeren de de volledige administratie en zijn de deskundige rechterhand van het Bestuur. Op het gebied van technische zaken, verzekeringen en juridische kwesties laten wij ons terzijde staan door ingenieurs, assuradeurs en juristen. Zo worden alle zaken die te maken hebben met het beheer van uw appartementencomplex deskundig afgewikkeld.

Waarom VvE Beheer?

Van een eigenaar van een appartement kan niet verwacht worden dat hij of zij op de hoogte is van alle wetgevingen op het gebied van VvE Beheer. Net als op het gebied van onderhoud zal niet altijd de benodigde deskundigheid aanwezig zijn om te weten hoe, wat en wanneer iets moet gebeuren.

Met regelmaat verandert de wetgeving en ook de technologische kennis die nodig is om goed overzicht te houden en inzicht te krijgen in bijvoorbeeld de installaties die in het complex aanwezig zijn, is van een aanzienlijke omvang.

VvE beheer; uw zorg uit handen

Voor Verenigingen van Eigenaren kan het daarom prettig zijn als een aantal werkzaamheden uitbesteed kunnen worden en/of u bij deze werkzaamheden wordt ondersteund. Een professionele partij die zich dagelijks met VvE Beheer bezighoudt. Keijzer Administratie heeft hiervoor speciale pakketten samengesteld.

Pakket VvE Basis

Administratief VvE beheer

Administratief Beheer is onze basis dienstverlening en alleen hiermee nemen wij u al heel veel werk uit handen. Van het betalen van de rekeningen tot en met het opstellen van de jaarrekening en de begroting.

Een greep uit onze werkzaamheden:

Onder financiële administratie verstaan wij voeren van de volledige administratie waarin alle inkomsten en uitgaven worden verwerkt. Wij zorgen ervoor dat de administratie maandelijks wordt geactualiseerd.
Wij houden de ledenadministratie actueel. Bij de verkoop van een appartementsrecht regelen we de financiële afwikkeling met de notaris en als leden hun eigendom verhuren dan regelen we de gebruikersverklaringen.
Wij stellen de jaarrekening samen die, naast de balans en de exploitatierekening, bestaat uit toelichtingen en specificaties voor de kascommissie.

Op basis van het jaarverslag en het advies van de kascommissie wordt het bestuur in de ledenvergadering gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid.

Elk jaar stellen wij, op basis van het jaarverslag en de actualiteiten, de begroting op voor het volgende jaar. Op basis hiervan kunnen de maandelijkse voorschotbijdragen worden vastgesteld.
Naast de vaste kosten van de VvE worden in de servicebijdragen ook de reserveringen opgenomen voor toekomstige uitgaven voor groot onderhoud. Wij innen periodiek (meestal maandelijks) deze bijdragen en indien nodig verzorgen wij de administratieve afwikkeling van de definitieve bijdragen. Uiteraard voeren wij, in nauwe samenwerking met de gerechtsdeurwaarder, een strikte bewaking bij eventuele betaalachterstanden.
Wij betalen alle inkomende facturen na goedkeuring door het bestuur van de VvE.

Pakket VvE Plus

Administratief en Bestuurlijk VvE Beheer

Als u kiest voor Pakket VvE Plus dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis genoemde werkzaamheden verricht, plus:

Het besturen van een VvE vergt niet alleen veel tijd en moeite maar ook deskundigheid op uiteenlopende gebieden. Wij helpen u graag bij advies op lastige vraagstukken. Met onze kennis van het appartementsrecht zijn wij hét aanspreekpunt voor uw praktische vragen.
In de Vergadering van eigenaren worden alle beslissingen genomen. Zij stelt het jaarverslag en de begroting officieel vast. Wij nemen u bij de organisatie veel werk uit handen. Wij ondersteunen u bij de voorbereiding, schrijven de vergadering voor u uit en verzorgen desgewenst de notulen. Waar mogelijk helpen wij het bestuur met het opvolgen van de besluiten. Bijvoorbeeld het actueel houden van de vermeldingen in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Wij leggen een digitaal archief aan van de historische stukken volgens de wettelijke bewaartermijn. Via ons online dossier kunnen de leden allerlei informatie en documenten, zoals de splitsingsakte, vergadernotulen en jaarverslagen, van de VvE raadplegen.

Wij hebben zeer goede afspraken met verzekeraars die geheel ten gunste komen aan de VvE’s. U profiteert hierdoor van zeer scherpe verzekeringspremies.

Pakket VvE UitgebreidVvE Belang

Administratief en Bestuurlijk Beheer met Technisch Advies

Voor het Bestuursondersteunend Technisch Beheer werken wij onder andere nauw samen met Stichting VvE Belang. Zij hebben diverse methoden ontwikkeld om het technisch onderhoud voor een VvE eenvoudig en toegankelijk te maken en te houden. Het in stand houden, oftewel het goed onderhouden van het gemeenschappelijk eigendom, is immers de voornaamste taak van de VvE.

U bent als bestuur zelf goed in staat een planning te maken en om offertes op te vragen en te vergelijken maar u hecht er waarde aan dat er over de schouder meegekeken wordt.

Als u kiest voor Pakket VvE Uitgebreid dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis en plus genoemde werkzaamheden verricht, plus:

Met een abonnement op Bouwkundige Ondersteuning krijgt u een vaste contactpersoon binnen VvE Belang voor al uw bouwkundige vragen voor uw appartementencomplex. Behalve dat u de contactpersoon ‘onbeperkt’ telefonisch kunt raadplegen, bezoekt hij u jaarlijks om onder andere het bestaande meerjarenonderhoudsplan (mjop), het jaarplan groot onderhoud en de onderhoudscontracten met u door te nemen.

De contactpersoon is uiteraard geen vraagbaak voor alle leden van de VvE. Uitgangspunt is dat ook de VvE een vaste contactpersoon heeft in het Bestuur.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • doornemen van alle onderhoudscontracten en bijhorende logboeken;
  • waar nodig voorstellen doen voor aanpassing, verlenging of vervanging van deze contracten;
  • doornemen van het MJOP (indien aanwezig) en op basis van een visuele inspectie beoordelen of voor het komende jaar geplande werkzaamheden uitgesteld kunnen worden of dat later geplande werkzaamheden versneld uitgevoerd dienen te worden;
  • geven van advies omtrent uit te voeren onderhoud op basis van visuele inspectie indien geen MJOP aanwezig is;
    beoordelen van de kwaliteit van in de voorgaande periode (jaar) uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden, voor zover dit middels een visuele opname mogelijk is;
  • adviseren over de wijze waarop geplande werkzaamheden in de markt gezet kunnen worden om de kwaliteit hiervan optimaal te kunnen bewaken; eventueel hier uit voortkomende werkzaamheden als het opstellen van werkomschrijvingen en uitvoerings- en opleveringsinspecties vallen niet binnen het kader van het abonnement;
  • ondersteuning bij/advisering over wat tijdens het bezoek verder ter tafel komt op het gebied van onderhoud;
  • beknopte schriftelijk verslaglegging van hetgeen tijdens het bezoek besproken is;
  • korting van € 200,00 ex.BTW, op het opstellen/actualiseren van een (groen) MJOP;
  • korting van € 200,00 ex. BTW, op het opstellen van een energiebesparingsadvies;
  • korting van 15 % op een taxatie van de herbouwwaarde t.b.v. de opstalverzekering, met een minimum van € 65,00, incl. BTW;
  • Jaarlijks kosteloos actualiseren van een door ons opgesteld MJOP;
  • doorlichten energiecontract.

De kortingen gelden uitsluitend als wij de daarvoor benodigde werkzaamheden op locatie kunnen laten samenvallen met het jaarbezoek in het kader van het abonnement.

N.B. werkzaamheden zoals het opstellen van een werkomschrijving of uitvoering- en opleveringsinspecties vallen niet onder dit abonnement.

Prijs ex. btw
Tot en met 20 appartementen € 415,00
21 t/m 50 appartementen € 520,00
meer dan 50 appartementen € 625,00

VvE BelangPakket VvE Compleet

Administratief, Bestuurlijk en Technisch Beheer
met 24-uurs Reparatiedienst

Voor het Bestuursondersteunend Technisch Beheer werken wij onder andere nauw samen met Stichting VvE Belang. Zij hebben diverse methoden ontwikkeld om het technisch onderhoud voor een VvE eenvoudig en toegankelijk te maken en te houden. Het in stand houden, oftewel het goed onderhouden van het gemeenschappelijk eigendom, is immers de voornaamste taak van de VvE.

Als u kiest voor Pakket VvE Compleet dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis, plus én uitgebreid genoemde werkzaamheden verricht, plus:

24/7 Vastgoedonderhoud: Goed Geregeld!

Als bestuur van uw VvE kunt u geconfronteerd worden met kleine en grote reparatieverzoeken; van een defecte lamp tot een enorme lekkage. Reparatieverzoeken komen nooit gelegen, maar u zult zien dat ze zich voordoen als u net niet direct beschikbaar bent om adequate maatregelen te nemen; bijvoorbeeld als u aan het werk bent of zelfs tijdens uw vakantie. En als u het om die reden binnen uw VvE zo georganiseerd hebt dat het ieder lid toegestaan is om zelf een herstelbedrijf in te schakelen, dan kan het zomaar voorkomen dat er 3 nota’s volgen omdat dezelfde calamiteit door 3 leden bij 3 verschillende bedrijven zijn aangemeld. En dan moet de schade ook nog afgehandeld worden met de verzekeraar. Kortom, het liefst laat u dergelijke zaken centraal afgehandeld worden.

We horen u denken: “Maar daarvoor gaan we zeker de hoofdprijs betalen…”. Niet bij Keijzer Administratie! Om dit te kunnen garanderen is Keijzer Administratie een samenwerking aangegaan met Goed Geregeld Groep B.V.

Voor meer informatie volg deze link naar 24/7 Schade en Herstel Service

Mjop

Iedere VvE is verplicht te sparen voor toekomstig onderhoud aan het pand. Dat gebeurt door middel van een reservefonds. Om goed in kaart te krijgen welke kosten het onderhoud – ook in de toekomst – met zich meebrengt, is een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) van groot belang.

Vanaf januari 2018 is een VvE verplicht om jaarlijks een minimumbedrag te reserveren voor onderhoud en herstel van het gebouw. De hoogte van het te reserveren bedrag wordt vastgesteld op basis van een meerjarig onderhoudsplan (MJOP), of is 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementencomplex. Alleen als 80% van de eigenaren akkoord is, kunnen zij afzien van storten in een onderhoudsfonds. De wet kent op dit onderdeel een overgangstermijn van 3 jaar, zodat VvE’s naar deze norm kunnen toegroeien of een goed Mjop kunnen opstellen én vaststellen.

Voordelen van een Mjop

Een meerjarenonderhoudsplan is een eerste voorwaarde voor goed onderhoud van uw gebouw en de daarin aanwezige installaties. Als u beschikt over een actueel Mjop:

  • heeft u inzicht in de bouwkundige staat van het gebouw;
  • voorkomt u onnodig hoge kosten door achterstallig onderhoud;
  • heeft u direct inzicht in de onderhoudskosten op de korte en de langere termijn;
  • reserveert u nooit te veel of te weinig en u voorkomt fluctuaties in de maandelijkse bijdragen.

Opstellen Mjop

Bij het opstellen van een MJOP komt de inspecteur ter plaatse voor een bouwkundige opname en een conditiemeting van het pand. Op basis van de bouwtekeningen, bevindingen van de opname en gemaakte foto’s stelt de inspecteur het meerjarenonderhoudsplan samen. Het schriftelijke rapport biedt tevens een samenvatting van de conditiemeting en een overzicht van zaken die direct aandacht nodig hebben. Ook  de verplichte 5-jaarlijks actualisering van het Mjop kan VvE Belang voor u uitvoeren.

Een Mjop is dan ook een uitstekend hulpmiddel voor iedere VvE om te voldoen aan haar verplichting een reservefonds te hebben waarin voldoende middelen aanwezig zijn om het (toekomstig) onderhoud uit te betalen.  VvE Belang kan dat voor u verzorgen; objectief, volstrekt onafhankelijk én voordelig. Een waarborg voor de kwaliteit van de onderhoudsplanning!

Kleine VvE’s

Speciaal voor de kleine VvE’s tot en met 6 appartementen biedt VvE belang een Mjop Compact. Voor een vast bedrag van 495,- euro excl. BTW komt een bouwkundig adviseur langs voor het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan. Dezelfde wettelijke verplichtingen als de grotere VvE’s maar met  kleinere  en gestandaardiseerde onderhoudsposten.

De scherpe tariefstelling voor een compact Mjop geldt niet voor:

  • Monumentenpanden
  • Complexen met andere functies binnen het complex  dan een woonfunctie, bijvoorbeeld winkels, kantoren of parkeervoorzieningen.

Voor de uitvoer van het technisch beheer van een gebouw en het begeleiden van het groot onderhoud moeten de bouwkundig ingenieurs altijd eerst een bouwkundige inspectie van het gebouw maken. Aan de hand van deze inspectie maken zij een Mjop (Meerjarenonderhoudsplan), waarin staat beschreven welke elementen in welk jaar onderhoud behoeven en welke kosten daaraan verbonden zijn.

Ieder jaar wordt het Mjop geactualiseerd en er wordt een jaarplan opgesteld. Voor de grote klussen wordt een ‘programma van eisen’ opgesteld voor het aanvragen van eenduidige met elkaar vergelijkbare offertes. De offertes worden beoordeeld en voorzien van een gunningsadvies aan het Bestuur aangeboden. Na overleg met het bestuur kan de opdracht verleend worden aan de beste partij. De ingenieurs begeleiden de uitvoeringswerkzaamheden door controle op het werk en regelmatig overleg te hebben met de uitvoerende partij.

Onafhankelijkheid staat voorop. VvE Belang vraagt alleen offertes op bij de bedrijven van uw voorkeur en die uit hun eigen netwerk waarmee goede ervaringen zijn. Alles gaat altijd in overleg met het bestuur.

Het Mjop wordt geactualiseerd aan de nieuwe situatie. Afhankelijk van de planning zijn er in een jaar meer of minder (soms zelfs geen) activiteiten en dus contactmomenten. Een Mjop is dus een dynamisch document, dat per jaar verandert als er onderhoud wordt gepleegd en/of als er bij inspecties tot andere inzichten wordt gekomen.

Tarieven voor planmatig onderhoud door ‘De Bouwcoach’

De kosten van een abonnement op de Module Bouwcoach zijn afhankelijk van het aantal appartementen, te weten:

Prijs ex. btw
Tot en met 20 appartementen € 1.080,00
21 t/m 50 appartementen € 1.440,00
meer dan 50 appartementen € 1.800,00

Het VvE Beheer wordt bij Keijzer Administratie afgenomen in een abonnementsvorm waarbij u een beperkt bedrag per appartement betaalt die in de servicekosten worden opgenomen.

Hoeft het Bestuur dan helemaal niets meer zelf te doen? Jazeker wel! Lees hier wie-wat-doet