VvE Beheer2018-08-30T14:45:17+00:00

VvE Beheer

Voordelig VvE Beheer voor Verenigingen van Eigenaren

Keijzer Administratie VvE Beheer is een in VvE Beheer gespecialiseerd administratiekantoor. Wij voeren de de volledige administratie en zijn de deskundige rechterhand van het Bestuur. Op het gebied van technische zaken, verzekeringen en juridische kwesties laten wij ons terzijde staan door ingenieurs, assuradeurs en juristen. Zo worden alle zaken die te maken hebben met het beheer van uw appartementencomplex deskundig afgewikkeld.

Waarom VvE Beheer?

Van een eigenaar van een appartement kan niet verwacht worden dat hij of zij op de hoogte is van alle wetgevingen op het gebied van VvE Beheer. Net als op het gebied van onderhoud zal niet altijd de benodigde deskundigheid aanwezig zijn om te weten hoe, wat en wanneer iets moet gebeuren.

Met regelmaat verandert de wetgeving en ook de technologische kennis die nodig is om goed overzicht te houden en inzicht te krijgen in bijvoorbeeld de installaties die in het complex aanwezig zijn, is van een aanzienlijke omvang.

VvE beheer; uw zorg uit handen

Voor Verenigingen van Eigenaren kan het daarom prettig zijn als een aantal werkzaamheden uitbesteed kunnen worden en/of u bij deze werkzaamheden wordt ondersteund. Een professionele partij die zich dagelijks met VvE Beheer bezighoudt. Keijzer Administratie heeft hiervoor speciale pakketten samengesteld.

Pakket VvE Basis

Administratief VvE beheer

Administratief Beheer is onze basis dienstverlening en alleen hiermee nemen wij u al heel veel werk uit handen. Van het betalen van de rekeningen tot en met het opstellen van de jaarrekening en de begroting.

Een greep uit onze werkzaamheden:

Onder financiële administratie verstaan wij voeren van de volledige administratie waarin alle inkomsten en uitgaven worden verwerkt. Wij zorgen ervoor dat de administratie maandelijks wordt geactualiseerd.
Wij houden de ledenadministratie actueel. Bij de verkoop van een appartementsrecht regelen we de financiële afwikkeling met de notaris en als leden hun eigendom verhuren dan regelen we de gebruikersverklaringen.
Wij stellen de jaarrekening samen die, naast de balans en de exploitatierekening, bestaat uit toelichtingen en specificaties voor de kascommissie.

Op basis van het jaarverslag en het advies van de kascommissie wordt het bestuur in de ledenvergadering gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid.

Elk jaar stellen wij, op basis van het jaarverslag en de actualiteiten, de begroting op voor het volgende jaar. Op basis hiervan kunnen de maandelijkse voorschotbijdragen worden vastgesteld.
Naast de vaste kosten van de VvE worden in de servicebijdragen ook de reserveringen opgenomen voor toekomstige uitgaven voor groot onderhoud. Wij innen periodiek (meestal maandelijks) deze bijdragen en indien nodig verzorgen wij de administratieve afwikkeling van de definitieve bijdragen. Uiteraard voeren wij, in nauwe samenwerking met de gerechtsdeurwaarder, een strikte bewaking bij eventuele betaalachterstanden.
Wij betalen alle inkomende facturen na goedkeuring door het bestuur van de VvE.

Pakket VvE Plus

Administratief en Bestuurlijk VvE Beheer

Als u kiest voor Pakket VvE Plus dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis genoemde werkzaamheden verricht, plus:

Het besturen van een VvE vergt niet alleen veel tijd en moeite maar ook deskundigheid op uiteenlopende gebieden. Wij helpen u graag bij advies op lastige vraagstukken. Met onze kennis van het appartementsrecht zijn wij hét aanspreekpunt voor uw praktische vragen.
In de Vergadering van eigenaren worden alle beslissingen genomen. Zij stelt het jaarverslag en de begroting officieel vast. Wij nemen u bij de organisatie veel werk uit handen. Wij ondersteunen u bij de voorbereiding, schrijven de vergadering voor u uit en verzorgen desgewenst de notulen. Waar mogelijk helpen wij het bestuur met het opvolgen van de besluiten. Bijvoorbeeld het actueel houden van de vermeldingen in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Wij leggen een digitaal archief aan van de historische stukken volgens de wettelijke bewaartermijn. Via ons online dossier kunnen de leden allerlei informatie en documenten, zoals de splitsingsakte, vergadernotulen en jaarverslagen, van de VvE raadplegen.

Wij hebben zeer goede afspraken met verzekeraars die geheel ten gunste komen aan de VvE’s. U profiteert hierdoor van zeer scherpe verzekeringspremies.

Pakket VvE Uitgebreid

Administratief en Bestuurlijk Beheer met Technisch Advies

Voor het Bestuursondersteunend Technisch Beheer werken wij nauw samen met deskundige partners waarmee wij diverse methoden hebben ontwikkeld om het technisch onderhoud voor een VvE eenvoudig en toegankelijk te maken en te houden. Het in stand houden, oftewel het goed onderhouden van het gemeenschappelijk eigendom, is immers de voornaamste taak van de VvE.

U bent als bestuur zelf goed in staat een planning te maken en om offertes op te vragen en te vergelijken maar u hecht er waarde aan dat er over de schouder meegekeken wordt.

Als u kiest voor Pakket VvE Uitgebreid dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis en plus genoemde werkzaamheden verricht, plus:

Met een abonnement op Bouwkundige Ondersteuning beschikt u over een bouwkundig ingenieur als vaste contactpersoon voor alle onderhoudsaangelegenheden van uw appartementencomplex. Behalve dat u de contactpersoon ‘onbeperkt’ telefonisch kunt raadplegen, bezoekt hij u jaarlijks om onder andere het bestaande meerjarenonderhoudsplan (mjop), het jaarplan groot onderhoud en de onderhoudscontracten met u door te nemen.

De contactpersoon is uiteraard geen vraagbaak voor alle leden van de VvE. Uitgangspunt is dat ook de VvE een vaste contactpersoon heeft in het Bestuur.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • een visuele bouwkundige inspectie van het gebouw;
  • het doornemen van het bestaande mjop (indien aanwezig);
  • het vaststellen van het jaarplan naar aanleiding van de bouwkundige inspectie en het mjop;
  • het opstellen van een globale jaarplanning van de uit te voeren werkzaamheden;
  • het doornemen van de onderhoudscontracten en bijbehorende logboeken; indien nodig stellen wij aanpassingen voor van deze contracten;
  • het geven van advies over het verloop van de uit te voeren onderhoud werkzaamheden op basis van de visuele bouwkundige inspectie, indien er geen mjop aanwezig is;
  • het beoordelen van de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden van het afgelopen jaar;
  • advisering over aanbesteding en opdrachtverstrekking van de onderhoudswerkzaamheden, zodat u de kwaliteit beter kunt bewaken;
  • ondersteuning bij / advisering over onderhoudszaken die tijdens het bezoek verder aan de orde komen;
  • een kort verslag van hetgeen tijdens het bezoek besproken is.

N.B. werkzaamheden zoals het opstellen van een werkomschrijving of uitvoering- en opleveringsinspecties vallen niet onder dit abonnement.

Prijs ex. btw
Tot 20 woningen € 395,00
20 tot 50 woningen € 495,00
50 t/m 100 woningen € 595,00
meer dan 100 woningen op aanvraag

Pakket VvE Compleet

Administratief, Bestuurlijk en Technisch Beheer
met 24-uurs Reparatiedienst

Voor het Bestuursondersteunend Technisch Beheer werken wij nauw samen met deskundige partners waarmee wij diverse methoden hebben ontwikkeld om het technisch onderhoud voor een VvE eenvoudig en toegankelijk te maken en te houden. Het in stand houden, oftewel het goed onderhouden van het gemeenschappelijk eigendom, is immers de voornaamste taak van de VvE.

Als u kiest voor Pakket VvE Compleet dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis, plus én uitgebreid genoemde werkzaamheden verricht, plus:

24/7 Vastgoedonderhoud: Goed Geregeld!

Als bestuur van uw VvE kunt u geconfronteerd worden met kleine en grote reparatieverzoeken; van een defecte lamp tot een enorme lekkage. Reparatieverzoeken komen nooit gelegen, maar u zult zien dat ze zich voordoen als u net niet direct beschikbaar bent om adequate maatregelen te nemen; bijvoorbeeld als u aan het werk bent of zelfs tijdens uw vakantie. En als u het om die reden binnen uw VvE zo georganiseerd hebt dat het ieder lid toegestaan is om zelf een herstelbedrijf in te schakelen, dan kan het zomaar voorkomen dat er 3 nota’s volgen omdat dezelfde calamiteit door 3 leden bij 3 verschillende bedrijven zijn aangemeld. En dan moet de schade ook nog afgehandeld worden met de verzekeraar. Kortom, het liefst laat u dergelijke zaken centraal afgehandeld worden.

We horen u denken: “Maar daarvoor gaan we zeker de hoofdprijs betalen…”. Niet bij Keijzer Administratie! Om dit te kunnen garanderen is Keijzer Administratie een samenwerking aangegaan met Goed Geregeld Groep B.V.

Voor meer informatie volg deze link naar 24/7 Schade en Herstel Service

Een visuele bouwkundige keuring van het gebouw en een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) met bijbehorende kostenraming.

De werkzaamheden hiervoor zijn als volgt:

  1. Het uitvoeren van een visuele bouwkundige inspectie volgens de NEN 2767;
  2. Het uitwerken hiervan in O-prognose, een speciaal voor meerjaren onderhoudsplannen geschreven computerprogramma;
  3. Het berekenen van de hoeveelheden aan de hand van de door u aangeleverde bouwkundige tekeningen;
  4. Het vastleggen van de bouwkundige (onderhouds) gebreken middels foto’s;
  5. Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan;
  6. Het opstellen van een jaarplan;
  7. Het opstellen van een kostenraming van de bouwkundige gebreken en de periodiek uit te voeren onderhoudswerkzaamheden;
  8. Het opstellen van een kapitalisatie van kosten.

Een bouwkundige inspectie is een snelle en secure manier om de conditie van uw gebouw te bepalen en te zien waar de knelpunten met betrekking tot het onderhoud liggen. Tijdens de inspectie inspecteert de bouwkundig ingenieur alle zichtbare elementen van het gebouw. De elementen die een gebrek vertonen worden voor het rapport vastgelegd middels foto’s. Het advies hierbij is dat de elementen van het gebouw een minimale conditiescore 3 moeten hebben of krijgen. Conditiescore 3 betekent een redelijke staat van onderhoud volgens NEN 2767.

Aan de hand van bovengenoemde werkzaamheden kan de bouwkundig ingenieur een meerjaren onderhoudsplanning opstellen voor 10, 15, 20 of 25 jaar. Hierin wordt aangegeven welk element in welk jaar eventueel onderhoud benodigd heeft met bijbehorende kosten raming.

Tevens zal de bouwkundig ingenieur een jaarplan opstellen waarin staat vermeld welk onderhoud in dat specifieke jaar zal worden uitgevoerd. Het jaarplan wordt opgesteld aan de hand van het MJOP. Alle onderhoudskosten over een periode van 10, 15, 20 of 25 jaar worden samengevat in een kapitalisatie. Aan de hand hiervan kan men een reservering van kosten opstellen voor het onderhoud en deze doorvoeren in de servicekosten van een appartementsrecht.

Voor de uitvoer van het technisch beheer van een gebouw en het begeleiden van het groot onderhoud moeten de bouwkundig ingenieurs altijd eerst een bouwkundige inspectie van het gebouw maken. Aan de hand van deze inspectie maken zij een Mjop (Meerjarenonderhoudsplan), waarin staat beschreven welke elementen in welk jaar onderhoud behoeven en welke kosten daaraan verbonden zijn.

Aan de hand van het Mjop worden voor de verschillende uitvoeringswerkzaamheden diverse offertes opgevraagd, wordt gezorgd dat de offertes goed vergeleken kunnen worden. Na overleg met het bestuur kan de opdracht verleend worden aan de beste partij. De ingenieurs begeleiden de uitvoeringswerkzaamheden door controle op het werk en regelmatig overleg te hebben met de uitvoerende partij. De facturatie wordt gecontroleerd en van elk werkbezoek wordt een kort verslag voor het bestuur gemaakt.

Onafhankelijkheid staat voorop. De ingenieurs vragen alleen offertes op bij de bedrijven van uw voorkeur en die uit hun eigen netwerk waarmee goede ervaringen zijn. Alles gaat altijd in overleg met het bestuur.

Zodra een werk is opgeleverd wordt het Mjop geactualiseerd aan de nieuwe situatie. Afhankelijk van de planning zijn er in een jaar meer of minder (soms zelfs geen) activiteiten en dus contactmomenten. Een Mjop is dus een dynamisch document, dat per jaar verandert als er onderhoud wordt gepleegd en/of als er bij inspecties tot andere inzichten wordt gekomen.

Tarieven voor planmatig onderhoud

Het tarief voor planmatig onderhoud kan op basis van regie worden gerekend. Dat houdt in dat de uren van de bouwkundig ingenieurs worden gefactureerd tegen het vaste uurtarief van € 85,00 exclusief btw.

Een VvE weet meestal graag van te voren wat alles kost zodat  de kosten tot uitdrukking kunnen komen in de servicekosten. U kunt er daarom ook voor kiezen om vaste prijsafspraken te maken. In het Mjop wordt daarvoor de post ‘bouwbegeleiding’ opgenomen. Ter indicatie:

Uitgave Tarief Bouwbegeleiding
tot € 7.500,00 € 500,00
€ 7.500,00 tot € 10.000,00 € 750,00
€ 10.000,00 tot € 15.000,00 8%
€ 15.000,00 tot € 25.000,00 6%
vanaf € 25.000,00 5%

Deze kosten worden niet gebaseerd op de aanneemsom maar op de in het Mjop omschreven werkzaamheden. Hiermee wordt in ieder geval schijn van het belang bij het aanstellen van een aannemer met een hogere aanneemsom ondervangen. Genoemde tarieven gelden voor standaard appartementencomplexen in de ruimste zin van het woord. Definitieve prijsstelling volgt altijd pas in de aanbieding die gedaan wordt.

Het VvE Beheer wordt bij Keijzer Administratie afgenomen in een abonnementsvorm waarbij u een beperkt bedrag per appartement betaalt die in de servicekosten worden opgenomen.