VvE Beheer; Wie doet Wat?

VvE’s mogen helemaal zelf hun beheer verzorgen. Maar als er geen sprake is van ‘kunnen’, of het ontbreekt simpelweg aan tijd, dan komt de VvE Beheerder in beeld. VvE Beheerders bieden 2 soorten VvE Beheer aan; de mogelijkheden zijn dan dus als volgt:

  1. Zelf beheren               -> het bestuur voert alle taken zelf uit;
  2. Samen beheren          -> het bestuur delegeert tijdrovende taken aan de beheerder;
  3. Laten beheren            -> de beheerder is tevens bestuurder en voert alle taken uit (en neemt dus ook beslissingen; over het ‘gevaar’ daarvan leest u hier meer)

Keijzer Administratie voert de werkzaamheden uit volgens de systematiek van ‘Samen beheren’ en dat werkt als volgt: In de Vergadering van Eigenaren bepalen alle eigenaars gezamenlijk wat er gebeurt en dan met name over hoé brengen en houden we het gebouw in de gewenste conditie en wat mag dat kosten. Het bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor de uitvoer en kan daarvoor externe deskundigen inschakelen.

Een paar voorbeelden:

  • Het bestuur is ervoor verantwoordelijk dat de servicebijdragen tijdig worden geïnd. De Administratief Beheerder werkt maandelijks de administratie bij en stuurt een herinnering en een maand later een aanmaning. Bij het uitblijven van de betaling geeft het bestuur de opdracht om tot uitbesteding aan de gerechtsdeurwaarder over te gaan. De Administratief Beheerder zet dat in gang en onderhoudt het contact met de deurwaarder;
  • Het bestuur is verantwoordelijk voor het tijdig uitschrijven van de Vergadering van Eigenaren.
    In de dienstverlening is vanaf Pakket Plus het uitwerken van de uitnodiging met agenda van 1 vergadering per jaar inbegrepen. Tegen separaat tarief kan ervoor gekozen worden om de Administratief Beheerder aanwezig te laten zijn, al dan niet inclusief het notuleren.
  • Het bestuur is verantwoordelijk voor het onderhoud.
    Om offertes van aannemers goed op inhoud te vergelijken en om te controleren of het onderhoud goed is uitgevoerd, is een mate van deskundigheid vereist. Het Bestuur die daar niet over beschikt kan een Technisch Beheerder inschakelen. Dat kan als ‘sparringpartner’ maar ook voor het opvragen van de offertes en voor de bouwbegeleiding, aan de hand van een meerjarenonderhoudsplan!

De vast omschreven werkzaamheden van de Administratief Beheerder worden tegen een afgesproken abonnementstarief verricht. Het afhandelen van eigendomsoverdrachten met de notaris worden separaat afgerekend en doorbelast aan de verkopende eigenaar. Ook kunnen er naar behoefte aanvullende diensten worden afgenomen, zoals het eerder genoemde notuleren.

De vergoeding voor de bouwbegeleiding vindt bij de meeste beheerders plaats op basis van een percentage van de kosten van de werkzaamheden. Wij werken samen met een partij die een vast tarief hanteert om voor de grote klussen een ‘programma van eisen’ op te stellen en de uitvoeringswerkzaamheden te begeleiden.

Daarnaast kunnen er VvE-specifieke extra werkzaamheden zijn. Voor de afrekening nutsvoorzieningen (als de individuele eigenaars geen eigen contract hebben en er dus via de administratie van de VvE moet worden afgerekend) worden extra kosten gerekend.

Wat doet het Bestuur?

Het Bestuur blijft te allen tijde de vertegenwoordiger van de Vereniging van Eigenaren. De voornaamste taak van het Bestuur blijft het onderhouden van alle contacten namens de VvE, zowel met de leden als met externe partijen. Dus, als Keijzer Administratie aan het Bestuur ter goedkeuring een factuur van de schoonmaker voorlegt, en het Bestuur meent dat die niet betaald mag worden zolang de werkzaamheden niet naar tevredenheid zijn verricht, dan neemt het Bestuur hierover met de schoonmaker contact op.

Veelgestelde Vragen

  • wie behandelt vragen van leden?
    • het Bestuur is het eerste loket voor de leden, over de inning van de servicebijdragen vindt wel rechtstreeks contact met Keijzer Administratie plaats
  • wie handelt eigendomsoverdrachten af?
    • de Administratief Beheerder
  • wie verstrekt informatie aan de makelaar?
    • de eigenaar; hij/zij beschikt online over de relevante stukken van de VvE. Mede in het kader van de privacy wetgeving verstrekt de Administratief Beheerder geen informatie aan potentiële kopers en/of makelaars
  • wie muteert de registraties in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel?
    • het Bestuur; op de website van de Kvk worden (persoons)gegevens gevraagd waarover derden niet (mogen) beschikken
  • wie overlegt met de kascommissie?
    • het Bestuur; de jaarrekening geeft het door het Bestuur gevoerde beleid weer. De te controleren stukken worden pas aan de kascommissie verstrekt als het Bestuur de jaarrekening eerst zelf heeft gecontroleerd. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Vergadering van Eigenaren nadat de kascommissie heeft gecontroleerd.
  • wat als ik het niet eens ben met de aanmaning?
    • neem (bij voorkeur per e-mail) contact op met de Administratief Beheerder
  • bij wie moet ik zijn als ik een lekkage heb?
    • het Bestuur is verantwoordelijk voor het onderhoud; desgewenst kan de VvE een 24/7 Reparatieservicedienst inschakelen.
  • wie declareert schades bij de verzekering?
    • het Bestuur als contractpartij (een extra schakel ertussen werkt alleen maar vertragend en kostenverhogend)
  • wie bestelt sleutels?
    • het Bestuur; ook hier is de extra schakel alleen maar kostenverhogend (zeker als de sleutels moeten worden afgehaald).
  • wie benadert de dienstverlener die verkeerd of onterecht factureert?
    • het Bestuur; zie voorbeeld ‘schoonmaker’ in alinea ‘Wat doet het Bestuur?’ hierboven.
  • wie opent of wijzigt bankrekeningen?
    • als vertegenwoordiger van de VvE is uitsluitend het Bestuur daartoe bevoegd