Handleiding: Factuur Autorisatie in het Ledenportaal
Welkom bij de handleiding voor het fiatteren (goedkeuren) van facturen via het Ledenportaal van Keijzer Administratie.
Voordat wij facturen namens de VvE betalen, moet het bestuur hier via het portaal akkoord op geven. Zodra er een factuur klaarstaat, ontvangt u (of de penningmeester) een e-mailmelding. Normaal gesproken is de penningmeester bevoegd om te autoriseren, maar u kunt de goedkeuring in het portaal eventueel ook toewijzen aan een ander bestuurslid.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe u facturen controleert, goedkeurt of afkeurt.
1. Open de administratie
Log in op het Ledenportaal. Klik in het menu aan de linkerkant van uw scherm op de knop “Administratie”.
2. Ga naar fiatteren
Klik op het horizontale menu op “Fiatteren”. U komt nu in het overzicht met alle facturen die wachten op uw beoordeling.
3. Bekijk de factuur
Klik op de Bekijken-knop (het oog-icoontje) naast de factuur die u wilt behandelen. De PDF van de factuur wordt nu geopend.
- Controleer goed: Is de juiste tegenrekening ingevoerd en klopt het boekingsvoorstel?
4. Keur de factuur goed
Is de factuur in orde en mag deze betaald worden? Klik dan op de Goedkeuren-knop (het vinkje) rechtsboven de PDF van de factuur.
💡 Tip: Verkeerde grootboekrekening? Is de factuur op zich akkoord om te betalen, maar ziet u dat deze op een verkeerde grootboekrekening is geboekt? Keur de factuur dan gerust goed! Beantwoord daarna simpelweg de e-mail die u ter notificatie ontving en geef daarin de correctie aan ons door.
5. Bevestig uw keuze
Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of u wilt doorgaan. Klik op “Ja” om de factuur definitief goed te keuren voor betaling.
6. Of keur de factuur af
Is de factuur onterecht of verwacht u een nieuwe versie? Klik dan niet op goedkeuren, maar op de Afkeuren-knop (het kruisje) rechtsboven de PDF.
⚠️ Let op: Wanneer afkeuren en wanneer laten staan?
- Echt onterecht (bijv. spookfactuur): Keur de factuur direct af.
- Leverancier stuurt een aangepaste factuur: Keur de huidige factuur af.
- Zélf contact opnemen voor een creditfactuur: Keur de factuur niet af! Laat deze op ‘nog te fiatteren’ staan. Zodra de leverancier de creditfactuur stuurt, kunt u ze beide tegelijk afhandelen in het portaal.
7. Stap 7: Geef een reden en bevestig afkeuring
Als u voor afkeuren kiest, verschijnt er een pop-up venster. Vul bij het veld Omschrijving kort in waarom u de factuur afkeurt (bijvoorbeeld “Spookfactuur!” of “Leverancier stuurt nieuwe factuur”). Klik daarna op bevestigen.
Heeft u nog vragen over het autoriseren van facturen? Neem dan gerust contact op met Keijzer Administratie via een reactie op de notificatie-e-mail.
