Kosten declareren in het Ledenportaal
Handleiding voor VvE-leden & Bestuur
Heeft u kosten voorgeschoten voor de VvE? Via het Ledenportaal kunt u deze eenvoudig declareren zodat u het bedrag terugkrijgt. Volg de onderstaande stappen om uw eigen voorgeschoten kosten succesvol in te dienen.
Belangrijk om te weten vooraf
- Aparte declaraties per kostensoort: Het is momenteel alleen mogelijk om per soort kosten één declaratie in te dienen. Heeft u verschillende soorten kosten gemaakt (bijv. vergaderkosten én onderhoudskosten)? Dien deze dan via afzonderlijke declaraties in.
- VvE bankpas: Heeft u bonnen of nota’s al betaald met de bankpas van de VvE? Deze hoeft u hier niet te declareren. Stuur deze direct per e-mail naar facturen@vvewijzer.nl.
- Altijd in PDF-formaat: Zorg ervoor dat u de bon of nota per e-mail altijd als PDF-bestand verstuurt. Andere formaten worden via de mail niet verwerkt.
- Automatische verwerking: De PDF-bijlage wordt automatisch ingelezen in de boekhouding. De begeleidende tekst in uw e-mail wordt niet gelezen. Schrijf daarom duidelijk op de bon of nota zélf om welke VvE het gaat en waar de kosten voor zijn gemaakt, óf voeg zelf een voorblad met uitleg toe aan de PDF.
- Eén PDF per verantwoording: Stuur per verantwoording slechts één PDF-bestand mee. Het systeem leest namelijk iedere bijlage in als een separate (losse) verantwoording. Meerdere losse bijlagen in dezelfde e-mail worden niet automatisch met elkaar gematcht.
Een nieuwe declaratie starten
Op het dashboard staat onderaan de pagina de module ‘Declaraties’. Klik rechts in de blauwe balk op de knop met het plusje (+) om een nieuwe declaratie te starten.
Gegevens invullen en controleren
- Titel: Vul in het veld Titel in om wat voor soort kosten het gaat. U kunt hier bijvoorbeeld ‘Vergaderkosten’ of ‘Bestuurskosten’ invullen.
- Telefoonnummer: Dit is een verplicht veld.
- Rekeningnummer (IBAN): Bij IBAN staat uw bij ons bekende rekeningnummer al ingevuld. Wilt u de betaling liever op een ander rekeningnummer ontvangen? Dan kunt u het nummer in dit veld gewoon aanpassen.
Let op: vul hier uitsluitend uw eigen rekeningnummer in. U kunt alleen kosten declareren die u zelf hebt voorgeschoten. Heeft een ander lid kosten voorgeschoten, dan kan diegene de declaratie zelf indienen via het ledenportaal. - Bedrag: Vergeet niet bij Bedrag in te vullen hoeveel geld u precies heeft voorgeschoten en wilt declareren.
- Omschrijving: Geef bij Omschrijving een korte uitleg van de aankoop. Heeft u bijvoorbeeld gekozen voor ‘Vergaderkosten’? Dan kunt u hier invullen dat het gaat om een kassabon van de Albert Heijn.
Het bonnetje toevoegen als bijlage
Om de declaratie te bewijzen, hebben we de bon nodig. Klik onderaan bij Bijlage op het blauwe icoontje. Er opent een nieuw venster.
Klik hier op + Kies om een foto of document (.pdf, .jpg of .png) van uw bon vanaf uw computer of telefoon te selecteren en toe te voegen.
De declaratie opslaan
Zijn alle velden ingevuld en is de bijlage toegevoegd? Klik dan helemaal rechtsboven op de groene knop (het diskette-icoontje) om uw declaratie definitief op te slaan en in te dienen.
Uw declaratie is nu succesvol ingediend! Na de administratieve verwerking door de beheerder en de goedkeuring (autorisatie) door het bestuur van uw VvE, zal de betaling aan u worden overgemaakt.
Heeft u in de tussentijd vragen over de status van uw declaratie? Neem dan gerust contact op met het bestuur van uw VvE.