Handleiding: Kosten declareren in het Ledenportaal
Heeft u kosten voorgeschoten voor de VvE? Via het Ledenportaal kunt u deze eenvoudig declareren zodat u het bedrag terugkrijgt.
Belangrijk om te weten vooraf:
- Aparte declaraties per kostensoort: Het is momenteel alleen mogelijk om per soort kosten één declaratie in te dienen. Heeft u verschillende soorten kosten gemaakt, bijvoorbeeld naast vergaderkosten ook onderhoudskosten? Dan dient u deze voorlopig via afzonderlijke declaraties in te sturen.
- VvE bankpas: Heeft u bonnen of nota’s al betaald met de bankpas van de VvE? Deze hoeft u hier niet te declareren. U kunt deze direct per e-mail sturen naar facturen@vvewijzer.nl.
- Altijd in PDF-formaat: Zorg ervoor dat u de bon of nota per e-mail altijd als PDF-bestand verstuurt. Andere formaten worden via de mail niet verwerkt.
- Automatische verwerking: De PDF-bijlage wordt automatisch ingelezen in de boekhouding. De begeleidende tekst in uw e-mail wordt niet gelezen. Schrijf daarom duidelijk op de bon of nota zelf om welke VvE het gaat en waar de kosten precies voor zijn gemaakt, óf voeg zelf een voorblad met uitleg toe aan de PDF.
- Eén PDF per verantwoording: Stuur per verantwoording slechts één PDF-bestand als bijlage mee. Het systeem leest namelijk iedere bijlage in als een separate (losse) verantwoording. Meerdere losse bijlagen in dezelfde e-mail worden niet automatisch met elkaar gematcht.
Volg de onderstaande stappen om uw eigen voorgeschoten kosten succesvol in te dienen.
1. Kies declaratie toevoegen
Een nieuwe declaratie starten
Ga via uw dashboard naar ‘Mijn declaraties’. Klik vervolgens rechtsboven op de knop met het plusje (+) om een nieuwe declaratie toe te voegen.
2. Declaratie details
Kies een duidelijke titel (1)
Vul in het veld Titel in om wat voor soort kosten het gaat. U kunt hier bijvoorbeeld ‘Vergaderkosten’ of ‘Bestuurskosten’ invullen.
Uw telefoonnummer opgeven (2)
Dit is een verplicht veld.
Rekeningnummer (IBAN) controleren (3)
Bij IBAN staat uw bij ons bekende rekeningnummer al ingevuld. Wilt u de betaling liever op een ander rekeningnummer ontvangen? Dan kunt u het nummer in dit veld gewoon aanpassen.
Het bedrag invullen (4)
Vergeet niet bij Bedrag in te vullen hoeveel geld u precies heeft voorgeschoten en wilt declareren.
Een omschrijving toevoegen (5)
Geef bij Omschrijving een korte uitleg van de aankoop. Heeft u bij stap 2 bijvoorbeeld gekozen voor ‘Vergaderkosten’? Dan kunt u hier invullen dat het gaat om een kassabon van de Albert Heijn.
Het bonnetje toevoegen als bijlage (6)
Om de declaratie te bewijzen, hebben we de bon nodig. Klik onderaan bij Bijlage op het blauwe icoontje. Er opent een nieuw venster. Klik hier op + Kies om een foto of document (.pdf, .jpg of .png) van uw bon vanaf uw computer of telefoon te selecteren en toe te voegen.
De declaratie opslaan (7)
Zijn alle velden ingevuld en is de bijlage toegevoegd? Klik dan helemaal rechtsboven op de groene knop (het diskette-icoontje) om uw declaratie definitief op te slaan en in te dienen.
Wat gebeurt er na het indienen?
Uw declaratie is nu succesvol ingediend! Na de administratieve verwerking door de beheerder en de goedkeuring (autorisatie) door het bestuur van uw VvE, zal de betaling aan u worden overgemaakt.
Heeft u in de tussentijd vragen over de status van uw declaratie? Neem dan gerust contact op met het bestuur van uw VvE.