Kosten declareren in het Ledenportaal
Heeft u kosten voorgeschoten voor de VvE? Via het Ledenportaal kunt u deze eenvoudig declareren.
Als u namens de Vereniging van Eigenaren (VvE) een betaling heeft gedaan met uw eigen middelen, kunt u dit bedrag terugvragen via een declaratie in het online portaal.
Belangrijk om te weten vooraf
- Persoonlijk declareren: Een declaratie is strikt persoonlijk. U kunt alleen kosten declareren die u zelf heeft voorgeschoten. Het is niet mogelijk om een declaratie in te dienen namens een ander (bijvoorbeeld een medebewoner of leverancier). De uitbetaling vindt altijd plaats op het rekeningnummer dat gekoppeld is aan uw eigen profiel.
- Aparte declaraties per kostensoort: Het is momenteel alleen mogelijk om per soort kosten één declaratie in te dienen. Verschillende soorten kosten (bijv. vergaderkosten én onderhoudskosten) dient u via afzonderlijke declaraties in.
- VvE bankpas: Bonnetjes van betalingen gedaan met de bankpas van de VvE hoeft u hier niet te declareren. Deze mailt u (in PDF) direct naar facturen@vvewijzer.nl.
- Altijd in PDF-formaat: Zorg ervoor dat u bonnen of nota’s altijd als PDF-bestand uploadt of verstuurt.
- Eén PDF per verantwoording: Stuur per verantwoording (declaratie) slechts één PDF-bestand mee. Het systeem leest iedere bijlage in als een aparte verantwoording.
- Duidelijke omschrijving: Schrijf duidelijk op de bon zelf (of op een voorblad in de PDF) om welke VvE het gaat en waar de kosten voor gemaakt zijn.
Stappenplan declaratie indienen
1 Een nieuwe declaratie starten
Ga in het zijmenu van uw portaal naar ‘Mijn gegevens’ en klik door naar ‘Declaraties’ (of zoek op uw dashboard naar de sectie Declaraties).
Klik vervolgens rechts in de balk bij ‘Declaraties’ op de knop met het plusje (+) om een nieuwe declaratie toe te voegen.
2 Details invullen
Er opent zich een nieuw scherm met ‘Declaratie details’. Vul hier de benodigde gegevens in:
- Titel: Vul in om wat voor soort kosten het gaat (bijv. ‘Vergaderkosten’ of ‘Bestuurskosten’).
- Telefoonnummer: Dit is een verplicht veld.
- IBAN: Controleer uw rekeningnummer. Wijzig dit indien u de betaling op een andere rekening wilt ontvangen.
- Bedrag: Vul het exacte bedrag in dat u heeft voorgeschoten.
3 Omschrijving toevoegen
Geef in het grote tekstvak bij Omschrijving een korte, duidelijke uitleg van de aankoop.
Bijvoorbeeld: “Kassabon van de Albert Heijn voor koffie en thee tijdens de Algemene Ledenvergadering van afgelopen maandag.”
4 Bonnetjes uploaden
Om de declaratie te kunnen verwerken, is het bonnetje als bewijs nodig.
- Klik onderaan bij de sectie ‘Bijlage’ op het blauwe upload icoontje.
- Er opent een nieuw venster genaamd ‘Bestand uploaden’.
- Klik op de blauwe knop + Kies.
- Selecteer de foto of het PDF-document van uw bon vanaf uw apparaat.
5 Opslaan en indienen
Controleer of alle velden juist zijn ingevuld en of de bijlage succesvol is toegevoegd.
Klik tot slot helemaal rechtsboven in de blauwe balk op de groene knop met het diskette-icoontje om uw declaratie definitief op te slaan en in te dienen.
Wat gebeurt er na het indienen?
Uw declaratie is nu succesvol ingediend! Na de administratieve verwerking door de beheerder en de goedkeuring (autorisatie) door het bestuur van uw VvE, zal de betaling aan u worden overgemaakt.
Heeft u in de tussentijd vragen over de status van uw declaratie? Neem dan gerust contact op met het bestuur van uw VvE.