Het is een situatie waar je liever niet aan denkt, maar die in ieder appartementencomplex vroeg of laat voorkomt: een medebewoner komt te overlijden. Naast het persoonlijke verdriet en de schok voor de buren, ontstaat er achter de voordeur al snel een juridisch en administratief vraagstuk.

Want hoe zit het eigenlijk met het appartement? Wie betaalt vanaf nu de maandelijkse servicekosten? Wie mag er meestemmen op de Algemene Ledenvergadering (ALV)? En welke cruciale rol speelt de notaris in dit hele proces?

In dit artikel duiken we in de wereld van het erfrecht en het appartementsrecht. We leggen zonder ingewikkeld vakjargon uit wat er notarieel en juridisch gebeurt wanneer een appartementseigenaar overlijdt.

1. De automatische overgang: de erfenis valt direct open

Veel mensen denken dat een woning na een overlijden tijdelijk ‘van niemand’ is totdat alles bij de notaris is getekend. Dat is een misverstand.

In het Nederlandse recht geldt de zogenoemde saisine-regel (artikel 4:182 BW). Dit betekent simpelweg dat alle bezittingen én schulden van de overledene op het moment van overlijden direct van rechtswege overgaan op de erfgenamen.

Het appartement – juridisch gezien een appartementsrecht – wordt direct onderdeel van de nalatenschap (de erfenis). Maar wie die erfgenamen precies zijn en wie er beslissingen mag nemen? Dát is waar de notaris in beeld komt.

2. De rol van de notaris: speurwerk en de Verklaring van Erfrecht

Zodra nabestaanden contact opnemen met een notaris, start een vast notarieel onderzoek. Dit gebeurt in een aantal stappen:

Het Centraal Testamentenregister (CTR)

De notaris raadpleegt eerst het landelijke Centraal Testamentenregister (CTR). Goed om te weten: in dit register staat de inhoud van het testament zelf niet. Het CTR registreert alleen óf er een testament is opgemaakt, op welke datum en bij welke notaris de akte in de kluis ligt.

Blijkt uit het register dat er een akte is? Dan vraagt de behandelend notaris de inhoud op bij de notaris die het testament bewaart (de zogeheten protocolhouder). Zo wordt duidelijk wat de overledene heeft bepaald en of er bijvoorbeeld een executeur is aangewezen. Is er geen testament geregistreerd? Dan bepaalt de wet wie de erfgenamen zijn via het wettelijk versterferfrecht (eerst de huwelijkspartner en kinderen, daarna ouders, broers en zusters, enzovoort).

De Verklaring van Erfrecht (VvE-sleuteldocument)

Blijkt wie de erfgenamen zijn en hebben zij de erfenis aanvaard? Dan stelt de notaris een Verklaring van Erfrecht op (artikel 4:188 BW). Dit officiële notariële document is feitelijk het juridische “paspoort” van de nalatenschap.

Hierin staat zwart-op-wit:

  • Wie er is overleden.
  • Wie de wettelijke of testamentaire erfgenamen zijn.
  • Wie er bevoegd is om namens de nalatenschap op te treden en bankrekeningen te beheren (bijvoorbeeld een executeur of een gevolmachtigde erfgenaam via een boedelvolmacht).

Waarom dit cruciaal is voor het VvE-bestuur:

Het VvE-bestuur of de beheerder mag privacygevoelige stukken, financiële gegevens of officiële stemformulieren niet zomaar aan ‘een familielid’ meegeven. Pas wanneer er een notariële Verklaring van Erfrecht (of een Verklaring van Executele) op tafel ligt, weet de VvE officieel en rechtsgeldig wie de bevoegde aanspreekpartner is.

3. Lopen de servicekosten gewoon door? (Kort antwoord: ja!)

Een van de meest gestelde vragen aan VvE-beheerders is: “Moeten er servicekosten betaald worden zolang het appartement leegstaat?”

Het antwoord is klip-en-klaar: ja. De verplichting tot bijdragen rust op het appartementsrecht zelf (artikel 5:113 BW). De reservering voor groot onderhoud, de opstalverzekering, het liftonderhoud en de schoonmaak stoppen geen seconde bij een overlijden.

  • De nalatenschap betaalt: De maandelijkse voorschotbijdragen moeten worden voldaan vanaf de bankrekening van de overledene (zolang die niet geblokkeerd is) of door de erfgenamen.
  • Aansprakelijkheid van erfgenamen (het nuanceverschil):
    • Oude schulden van vóór het overlijden: Schulden die de overledene zelf al had opgebouwd bij de VvE, gaan bij zuivere aanvaarding over op de erfgenamen naar evenredigheid van hun erfdeel (pro rata, artikel 4:182 lid 2 BW).
    • Nieuwe kosten ná het overlijden: De servicekosten die ontstaan zolang de erfgenamen gezamenlijk eigenaar zijn van het appartement, vormen een schuld van de gemeenschap. Hiervoor zijn de erfgenamen wél hoofdelijk aansprakelijk met hun privévermogen.
  • Wat als de erfgenamen twijfelen?Als erfgenamen vermoeden dat er per saldo meer schulden dan bezittingen zijn, kunnen zij de nalatenschap beneficiair aanvaarden (artikel 4:190 BW). Ze accepteren de erfenis dan alleen als het eindsaldo positief is en zijn niet met hun eigen vermogen aansprakelijk. De nalatenschap moet vervolgens formeel worden vereffend.Let op: VvE-bijdragen zijn in de wet gewone ‘concurrente’ schulden; de VvE heeft géén wettelijke voorrang zoals de Belastingdienst of de hypotheekbank. Wel biedt de wet een sterke stok achter de deur: bij verkoop is een koper wettelijk mede aansprakelijk voor achterstanden van het lopende en voorafgaande boekjaar (artikel 5:122 lid 3 BW), waardoor de notaris er bij de afrekening altijd voor zorgt dat de VvE haar geld krijgt vóórdat de resterende verkoopopbrengst wordt uitgekeerd.

4. Wie mag er stemmen op de Algemene Ledenvergadering (ALV)?

Stel: de jaarlijkse ALV staat voor de deur, er moet gestemd worden over een nieuw dak en de buurman is kortgeleden overleden. Mag de zoon of dochter van de overledene nu zomaar meestemmen?

Zolang de erfenis niet verdeeld is, vormt het appartementsrecht bij meerdere erfgenamen een onverdeelde gemeenschap. De wet regelt in artikel 5:135 BW en de standaardsplitsingsreglementen precies hoe het stemrecht in zo’n situatie werkt:

  1. Eén ondeelbaar stemgewicht: De erfgenamen hebben gezamenlijk nog steeds slechts het stemgewicht dat aan dat ene appartementsrecht verbonden is. Ze kunnen de stem niet splitsen (bijvoorbeeld ‘half voor, half tegen’).
  2. Aanwijzen van één vertegenwoordiger: Op grond van artikel 5:135 BW moeten de gezamenlijke gerechtigden één persoon aanwijzen die namens hen het stemrecht uitoefent in de vergadering.
  3. De volmacht: Is er een benoemde executeur met beheersbevoegdheid, dan mag deze zelfstandig optreden. Is er géén executeur, dan moet de optredende erfgenaam een schriftelijke volmacht van álle mede-erfgenamen kunnen tonen aan het VvE-bestuur. Zonder die volmacht mag het bestuur de stem formeel niet accepteren.

Praktische tips voor VvE-besturen en beheerders

Kom je als bestuurder of beheerder in aanraking met een overleden eigenaar? Houd dan deze vuistregels aan:

  1. Toon medeleven, maar blijf zakelijk alert: Condoleer de nabestaanden en geef hun de eerste dagen de nodige ruimte. Informeer op een gepast moment wie het vaste aanspreekpunt wordt voor de administratie.
  2. Vraag naar de notaris en de Verklaring van Erfrecht: Vraag de nabestaanden welke notaris de nalatenschap behandelt. Zodra de Verklaring van Erfrecht (of Executele) er is, kan het bestuur deze opvragen om te weten wie rechtsgeldig mag beslissen en stemmen.
  3. Raadpleeg zo nodig het Kadaster: Is er na maanden nog steeds niets bekend en reageert er niemand op post of e-mails? Het bestuur kan via het Kadaster nagaan of er al een verklaring van erfrecht of overgang is ingeschreven in de openbare registers.
  4. Schort incassomaatregelen tijdelijk op (in overleg): Als automatische incasso’s storneren doordat bankrekeningen van de overledene zijn geblokkeerd, stuur dan niet meteen een incassobureau. Maak heldere afspraken met de executeur of de notaris over betaling zodra de rekeningen worden vrijgegeven.

Conclusie

Het overlijden van een appartementseigenaar brengt zowel emotionele als juridische uitdagingen met zich mee. Gelukkig biedt het Nederlandse erfrecht en appartementsrecht een helder kader: via de notaris en de Verklaring van Erfrecht wordt duidelijk wie bevoegd is, terwijl artikel 5:135 BW en artikel 5:122 BW ervoor zorgen dat de besluitvorming en de financiën van de VvE gewaarborgd blijven.

Met open communicatie tussen het VvE-bestuur, de erfgenamen en de notaris kan dit proces correct en respectvol verlopen – zonder administratieve verrassingen voor het complex of de buren.