Je woont heerlijk in je appartement. De zon schijnt, de vogeltjes fluiten en de VvE (Vereniging van Eigenaren) regelt alles rondom het gebouw. Totdat… de jaarlijkse vergadering voor de deur staat en de penningmeester met een beteuterd gezicht het woord neemt. Er is een probleem: de VvE heeft een exploitatietekort. Oftewel: er zijn over het afgelopen jaar meer kosten gemaakt dan er volgens de begroting inkomsten waren. De exploitatierekening staat in de min. Paniek! Of valt het wel mee?

Laten we dit doemscenario eens rustig bekijken. Want een tekort is vervelend, maar het betekent zeker niet het einde van de wereld (of van je appartementencomplex). In dit artikel leg ik je als VvE-expert, in begrijpelijke taal, uit wat er precies aan de hand is als de VvE een exploitatietekort heeft en, belangrijker nog, hoe je dit samen als eigenaren op de juiste (en wettelijke!) manier oplost.

Zie het als je eigen energierekening

Eigenlijk is het systeem heel simpel. Vergelijk de VvE-bijdrage met je maandelijkse voorschot aan de energiemaatschappij. Je betaalt elke maand een bedrag waarvan je hóópt dat het dekkend is voor je verbruik. Aan het eind van het jaar, als de meterstanden (de daadwerkelijke kosten) bekend zijn, wordt de balans opgemaakt. Heb je meer verbruikt dan je aan voorschotten hebt betaald? Dan moet je bijbetalen.

Bij de VvE werkt dit precies zo. De maandelijkse ‘servicekosten’ zijn eigenlijk voorschotten op de werkelijke gezamenlijke kosten. Blijken die kosten aan het eind van het boekjaar hoger dan verwacht? Dan ontstaat er een tekort dat aangezuiverd moet worden. En net als bij de energiemaatschappij: dat openstaande bedrag kun je niet ergens parkeren of uit een ander potje (zoals je spaargeld voor een nieuwe auto) halen; het moet gewoon afgerekend worden.

Hoe ontstaat een exploitatietekort eigenlijk?

Een tekort ontstaat niet zomaar. Meestal is er niet ineens een enorme zak geld verdwenen. De oorzaken van een exploitatietekort (dus dat de daadwerkelijke kosten voor de dagelijkse gang van zaken hoger uitvallen dan begroot) zijn vaak heel praktisch:

  • Verkeerd begroot: Misschien is de begroting voor het afgelopen jaar simpelweg te rooskleurig geweest. De energiekosten bleken veel hoger dan verwacht, de schoonmaak was duurder, of de verzekeringspremie ging onverwacht flink omhoog.
  • Onverwacht (klein) onderhoud: Dit is de klassieker. Er waren ineens veel meer kleine reparaties nodig dan ingeschat. Dit soort dagelijkse storingen vallen onder de gewone exploitatie, niet onder het geplande groot onderhoud.
  • Grote, bewuste investeringen: Misschien hebben jullie als VvE samen besloten om een extra klus uit te laten voeren die niet in de begroting stond, of vielen goedgekeurde werkzaamheden veel duurder uit dan gepland.

Wat de oorzaak ook is, feit blijft: onder aan de streep van de exploitatierekening (of staat van baten en lasten) staat een min en er moet iets gebeuren.

Wie moet dat betalen? Wij allemaal?

Kort en krachtig: Ja.

Dit is het moment waarop het ‘Samen’-gedeelte van de Vereniging van Eigenaren echt om de hoek komt kijken. De VvE, dat ben jij samen met je buren. Jullie bezitten gezamenlijk het gebouw (juridisch gezien heb je een onverdeeld aandeel in de gemeenschap, met een exclusief gebruiksrecht van jouw appartement) en dragen gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor het beheer en dus ook voor de financiën.

Als de VvE een tekort heeft in de lopende kosten, is dat niet ‘het probleem van de VvE’, maar het probleem van alle eigenaren samen. De Nederlandse wet en het modelreglement van jullie VvE zijn hier heel helder over: de kosten die de VvE rechtmatig maakt, komen ten laste van de gezamenlijke eigenaars.

Hoe verdelen we de ‘pijn’?

Gelukkig betekent dit niet dat iedereen willekeurig maar wat moet betalen. Hoeveel elke eigenaar moet bijdragen aan het aanzuiveren van het tekort, ligt vast in jullie splitsingsakte.

In die akte staat een ‘breukdeel’ voor elk appartement vermeld. Dit breukdeel bepaalt voor welk deel je eigenaar bent van het hele gebouw, en dus ook voor welk deel je meebetaalt aan de gezamenlijke kosten (en dus aan tekorten).

Heeft jouw appartement bijvoorbeeld een breukdeel van 10/100? Dan betaal jij precies 10% van het totale tekort. Iedereen betaalt zijn eigen eerlijke aandeel, volgens de keiharde afspraken in de akte.

De valkuil: “Er staat toch genoeg geld op de bank?”

Hier gaat het in de praktijk heel vaak mis. De penningmeester presenteert een exploitatietekort van bijvoorbeeld €3.000,-. Maar op het bankafschrift dat wordt rondgedeeld, staat een prachtig positief banksaldo van wel €40.000,-.

Een logische, maar zeer riskante reactie tijdens de vergadering is dan: “Joh, we hebben geld zat! Laten we dat tekort van drieduizend euro gewoon afboeken van dat positieve saldo op de bank. Dan hoeft niemand nu extra bij te betalen.”

Waarom dit zomaar afboeken niet zomaar mag

Als VvE-expert moet ik je hiervoor waarschuwen. Dat mooie bedrag van €40.000,- op de bankrekening is (als de VvE het goed doet) voor het overgrote deel namelijk jullie reservefonds. De wet (art. 5:126 lid 1 BW) stelt dat dit fonds bestemd is voor “andere dan de gewone jaarlijkse kosten”. Vaak gaat het dan om toekomstig groot onderhoud via een MJOP, maar het is ook bedoeld voor onvoorziene grote uitgaven.

Die gelden zijn dus in principe geoormerkt. Je kunt dit spaargeld niet zomaar inzetten om gaten in de dagelijkse begroting (het exploitatietekort) te dichten. Doe je dit wel, dan onttrek je ten onrechte geld aan de reserve.

Daar komt nog een belangrijk en vaak vergeten juridisch argument bij: je ondergraaft de wettelijke spaarplicht. VvE’s zijn wettelijk verplicht om jaarlijks voldoende te reserveren (vaak vastgesteld op minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw, tenzij er op basis van een goed MJOP wordt gespaard). Als de vergadering besluit om dat zorgvuldig opgebouwde spaargeld simpelweg in te zetten om het lopende exploitatietekort te dekken, doe je die opbouwverplichting via een omweg eigenlijk direct weer teniet. Je bent dan wel aan het sparen, maar geeft het uit aan de verkeerde pot. Je schuift de rekening dus slechts voor je uit — en minder transparant ook nog.

In zeer uitzonderlijke gevallen kan een ALV besluiten de bestemming van de reserve te wijzigen, maar dit vereist een ‘gekwalificeerde meerderheid’ van vaak minstens 4/5 van de stemmen en is sterk af te raden. Een individuele eigenaar die het hier niet mee eens is, kan zo’n onjuist besluit bovendien binnen één maand na het besluit (let op deze strikte vervaltermijn!) aanvechten bij de kantonrechter.

Een ander veelgehoord alternatief is het tekort proberen weg te werken door de maandelijkse servicekosten voor het komende jaar extra te verhogen (uitsmeren). Dit kan juridische problemen opleveren bij eigendomsoverdracht. De nieuwe eigenaar betaalt dan via de voorschotten mee aan oude tekorten die door de verkoper zijn mede veroorzaakt, wat niet de bedoeling is.

Hoe lossen we dit dan wél op? De beste weg

Hoe dichten we dat gat dan in de praktijk op een veilige manier?

De eenmalige extra bijdrage (de “omslag”)

De eerlijkste en juridisch meest zuivere manier om een exploitatietekort te dichten, is door alle eigenaren te vragen om een eenmalige, extra storting te doen. Dit noemen we de ‘omslag’ of ‘naheffing’.

Hoe werkt het?

  1. Het bestuur, idealiter nadat de kascommissie het tekort voorafgaand aan de vergadering al heeft gesignaleerd, berekent het exacte exploitatietekort en verdeelt dit bedrag op basis van de breukdelen.
  2. Tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) stelt het bestuur voor om dit tekort aan te zuiveren via een eenmalige extra bijdrage, puur voor de exploitatierekening.
  3. De vergadering keurt dit goed.
  4. Elke eigenaar krijgt een factuur, met vaak een betaaltermijn van bijvoorbeeld 30 dagen.

Let op bij verkoop: De mensen die in het jaar van het tekort eigenaar waren, moeten dit afrekenen. Als een appartement vlak na het boekjaar verkocht is, is het belangrijk dat de koper goed is geïnformeerd; de nieuwe eigenaar is namelijk aansprakelijk voor schulden die bij overdracht via de notaris zijn meegedeeld (vaak verrekend bij de overdracht).

Lenen als ongebruikelijk alternatief

Heel zelden, als een tekort echt enorm is en de eigenaren de omslag niet in één keer kunnen dragen, staat de wet een lening toe. Dit is geen standaard oplossing en jullie reglement moet het niet uitsluiten, maar het is een bespreekbare overbruggingsoptie.

Conclusie: Voorkomen is beter dan genezen!

Een exploitatietekort in de VvE is vervelend, maar met de omslag-methode goed op te lossen. Nog beter is natuurlijk preventie. Een goed, up-to-date MJOP en een scherpe, realistische begroting voorkomen de meeste tekorten simpelweg.

Mocht het toch gebeuren, onthoud dan de belangrijkste les: laat je niet verleiden door een hoog banksaldo. Het geld in het reservefonds is bestemd voor groot en onvoorzien onderhoud, niet voor gaten in de exploitatie. Kies voor de eenmalige, eerlijke omslag. Zo houd je de financiën van de VvE gezond en handel je juridisch verantwoord!