Belangrijke wijziging: Dit declaratieformulier is vervallen

Dit online declaratieformulier is per direct komen te vervallen. U kunt uw declaraties vanaf nu eenvoudig en snel indienen via het ledenportaal.

Belangrijk verschil in de nieuwe werkwijze

Let op: er is een belangrijk verschil tussen het indienen van declaraties via het portaal en andere soorten kostenverantwoordingen.

1. Declaraties via het ledenportaal (Alleen voor voorgeschoten uitgaven)

Het ledenportaal is uitsluitend bedoeld voor het declareren van persoonlijk voorgeschoten uitgaven. Dit zijn kosten die u eerst zelf privé heeft betaald en die u van de VvE terug wilt ontvangen.

• Waar: Log in op uw ledenportaal en volg de stappen om uw declaratie in te dienen.

2. Kostenverantwoording (Voor betalingen met de VvE-pinpas of online rekeningen)

Heeft u een betaling gedaan rechtstreeks vanaf de bankrekening van de VvE (bijvoorbeeld met de VvE-pinpas of via een online betaalde rekening)? Dan is dit geen voorgeschoten declaratie. Deze bonnen of facturen dienen als kostenverantwoording voor de administratie.

Deze documenten mag u rechtstreeks mailen naar: facturen@vvewijzer.nl

Let hierbij heel goed op de volgende voorwaarden voor automatische verwerking:

• Geen begeleidende tekst in de e-mail: E-mails naar dit adres worden niet gelezen, maar direct automatisch verwerkt in onze boekhouding. Vragen of toelichtingen in de mail zelf worden dus niet gezien.
• Informatie op het document zelf: Vermeld duidelijk op de bon of factuur (binnen hetzelfde PDF-bestand) om welke VvE het gaat en zet er bij voorkeur direct een boekingsinstructie bij (bijvoorbeeld: ‘Kosten voor herstel verlichting algemene ruimte’).

Belangrijk: Lever alleen PDF-bestanden aan (geen foto’s)

Onze automatische systemen kunnen losse foto’s (zoals JPEG of PNG) helaas niet verwerken. Wij vragen u daarom vriendelijk om bonnen en facturen altijd als PDF-bestand aan te leveren.

Tip: Gebruik uw smartphone als scanner U hoeft hier geen ingewikkelde scanner voor te hebben. U kunt uw smartphone heel eenvoudig gebruiken om een PDF-scan van een bonnetje te maken:

• iPhone / iPad: Open de standaard Notities-app, maak een nieuwe notitie aan, tik op het camera-icoontje en kies voor ‘Scan documenten’. Sla de scan op en u heeft direct een PDF.
• Android: Open de Google Drive-app, tik rechtsonder op de plusknop (+) en kies voor ‘Scannen’.
• Apps: U kunt ook gratis scan-apps downloaden zoals Adobe Scan of Microsoft Lens.

Hiermee maakt u in een handomdraai een scherpe, compacte PDF die direct door onze administratie verwerkt kan worden.