Waarom één bestuurder, hoe goedwillend ook, een groot risico is voor uw VvE.

Inleiding: Het Gevaar van de ‘Enige Zwakke Schakel’

In veel Verenigingen van Eigenaren (VvE’s), vooral in kleinere gebouwen, zien we hetzelfde beeld: het bestuur bestaat uit slechts één persoon. Vaak is dit een overbelaste vrijwilliger die met de beste bedoelingen de kar trekt. De wet staat dit zelfs toe: een bestuur moet uit minstens één persoon bestaan. Zeker bij oudere splitsingsaktes is de structuur vaak gebaseerd op een enkele “administrateur”.

Hoewel het wettelijk is toegestaan, is het niet verstandig. Een eenmansbestuur creëert een ‘enige zwakke schakel’: de hele VvE is afhankelijk van die ene persoon.

Het probleem is zelden de persoon, maar de structuur. Wat gebeurt er als deze persoon plotseling ziek wordt, overlijdt, of met ruzie vertrekt? En welke risico’s loopt de VvE, zelfs als de bestuurder gewoon functioneert?

  1. Acute Problemen: Wat gebeurt er als de bestuurder morgen wegvalt?

  2. Problemen op Termijn: Welke risico’s sluipen erin als er geen controle is?

Deel 1: Acute Problemen – De Bestuurlijke Impasse

De meest directe gevaren ontstaan op het moment dat de enige bestuurder plotseling en onverwacht wegvalt.

Kritiek Punt 1: De Digitale ‘Blokkade’ (Toegang tot E-mail)

Stelt u zich voor: de bestuurder wordt ernstig ziek of vertrekt. Wie heeft het wachtwoord van het e-mailadres? Alle lopende offertes, afspraken met aannemers en juridische correspondentie zijn onbereikbaar. Het digitale archief van de VvE is een ‘zwart gat’. De keuze voor het juiste e-mailadres is cruciaal om dit te voorkomen.

Er zijn drie opties, met grote verschillen in risico:

Optie 1: Het privé e-mailadres (Uit den boze)

Dit is de situatie waarbij de bestuurder zijn eigen, persoonlijke e-mailadres (bijv. jan.jansen@hotmail.com) gebruikt voor VvE-zaken.

  • Risico: Dit is volstrekt af te raden. Bij vertrek of uitval van de bestuurder is de VvE juridisch en praktisch machteloos. Er is geen toegang tot het archief, en de VvE kan geen eigendom claimen over een privé-account. Alle continuïteit is verloren.

Optie 2: Een gratis ‘Gmail’-adres (Het voordelige alternatief)

Veel VvE’s kiezen voor een gratis, functioneel account, zoals vve.gebouw@gmail.com.

  • Voordelen: Dit is gratis, direct aan te maken, en biedt handige extra’s zoals een gedeelde agenda of ‘Google Drive’ voor het centraal opslaan van documenten (splitsingsakte, polissen, notulen).

  • Kanttekeningen (De Nadelen): Het is een voordelig alternatief, maar niet ideaal. Ten eerste oogt het minder professioneel. Ten tweede zijn er privacybezwaren (AVG). Een VvE verwerkt veel persoonsgegevens. Bij een gratis dienst “betaal” je vaak met gegevens; de inhoud van e-mails kan worden geanalyseerd voor advertenties.

Optie 3: Een eigen domein e-mailadres (De voorkeurskeuze)

Dit is de meest professionele oplossing (bijv. bestuur@vve-naam.nl). Dit vereist een kleine jaarlijkse investering voor een domeinnaam en e-mailhosting (vaak via zakelijke diensten zoals Google Workspace of Microsoft 365).

  • Voordelen: Dit is de beste keuze. Het straalt professionaliteit en betrouwbaarheid uit. De VvE is juridisch eigenaar van het account, niet een persoon. De continuïteit is hiermee perfect gewaarborgd; bij een bestuurswissel wordt het wachtwoord simpelweg overgedragen aan de opvolger. Ook de privacy is hier (bij een betaalde zakelijke dienst) beter gewaarborgd.

Oplossing:

  • De VvE moet het gebruik van privé-e-mailadressen (Optie 1) in alle gevallen verbieden.

  • Kies bij voorkeur voor een eigen domein (Optie 3).

  • Wordt (om kosten te besparen) toch voor Optie 2 gekozen, zorg dan dat het een functioneel VvE-account is en geen persoonlijk account van de bestuurder.

  • Ongeacht de keuze (Optie 2 of 3): bewaar de inloggegevens in een digitale kluis (een wachtwoordbeheerder) en wijs een tweede persoon aan (bijvoorbeeld de voorzitter van de Kascommissie) die in geval van nood toegang kan krijgen.

Kritiek Punt 2: De Geblokkeerde Goedkeuring

In uw VvE betaalt de administratief beheerder de facturen. Dit lijkt veilig, maar deze beheerder mag dit alleen doen ná digitale goedkeuring door het bestuur. Als het bestuur uit één persoon bestaat, is die persoon de enige die op “Akkoord” kan klikken in het beheerportaal.

Als dit enige bestuurslid wegvalt, ontstaat er een onmiddellijke impasse. De beheerder kan de facturen klaarzetten, maar ze blijven wachten op een akkoord dat nooit komt. De betalingsstroom is feitelijk bevroren.

De gevolgen zijn catastrofaal: de VvE kan de premie voor de opstalverzekering niet meer betalen. Als er in die periode brand uitbreekt, is het gebouw niet verzekerd. Dit is het absolute financiële rampscenario voor alle eigenaren.

Oplossing:

  • De VvE moet eisen dat er altijd ten minste twee personen als ‘goedkeurder’ in het (digitale) systeem van de beheerder worden geregistreerd.

  • Dit moet het bestuurslid zijn plus een onafhankelijke tweede persoon, idealiter de voorzitter van de Kascommissie. Zelfs als in de praktijk één persoon goedkeurt, kan de tweede persoon ingrijpen in een noodsituatie.

Deel 2: Problemen op Termijn – De Erosie van Controle

Minstens zo ondermijnend zijn de chronische risico’s die ontstaan terwijl het eenmansbestuur functioneert. De kern van het probleem is het totale gebrek aan interne controle.

Kritiek Punt 3: Het ‘Vierogenprincipe’ en Valse Veiligheid

In uw situatie lijkt het ‘vierogenprincipe’ gewaarborgd: de beheerder voert de factuur in, en het bestuur keurt goed. Dit is echter een valse veiligheid.

Een eenmansbestuurder die wekelijks tientallen facturen van de beheerder krijgt voorgelegd, wordt snel een ‘stempelmachine’. De controle verslapt. De bestuurder klikt op ‘Akkoord’ in het vertrouwen dat de beheerder het wel gecontroleerd heeft. De onafhankelijke controle (heeft de VvE dit werk echt besteld? Is het werk wel correct uitgevoerd?) ontbreekt.

Risico 1: Fraude en Verduistering

Dit verlegt de kwetsbaarheid. De bestuurder kan nu relatief eenvoudig ‘spookfacturen’ van bevriende leveranciers (of van de beheerder zelf) goedkeuren zonder kritische vragen. Het eenmansbestuur is nog steeds volledig hoofdelijk aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit onterechte betalingen die hij/zij heeft goedgekeurd.

Risico 2: Onbevoegde Uitgaven

Minder kwaadaardig, maar ook schadelijk. Een bestuurder is gebonden aan de begroting die de Algemene Ledenvergadering (ALV) heeft goedgekeurd. Een eenmansbestuurder kan echter, zonder interne discussie, de beheerder machtigen om uitgaven te doen die buiten de begroting vallen.

De “Kascommissie-valkuil”

“Maar we hebben toch een Kascommissie?” Dat klopt, maar de Kascommissie (KC) controleert de boeken achteraf. Tegen de tijd dat de KC fraude of wanbeheer ontdekt, is het geld al verdwenen. De KC controleert het afgelopen boekjaar.

Oplossing:

  • De meest effectieve oplossing: de ALV moet een dubbele goedkeuring instellen in de beheersoftware. Een betaling mag pas door de beheerder worden uitgevoerd nadat twee personen (bijv. het bestuurslid ÉN de KC-voorzitter) digitaal akkoord hebben gegeven.

  • Geef de Kascommissie (via een ALV-besluit) het recht om per kwartaal of zelfs doorlopend mee te kijken op de bankrekening.

  • Hanteer strikte regels voor het reservefonds: opnames mogen nooit zonder een specifiek ALV-besluit en dubbele handtekeningen.

Kritiek Punt 4: Onderhoud (Het Risico van Belangenverstrengeling)

Het bestuur is verantwoordelijk voor het onderhoud van het gebouw. Bij een eenmansbestuur beheert één persoon het volledige traject: het signaleren van onderhoud, het opvragen van offertes, het selecteren van de aannemer, het controleren van het werk, en tot slot het (digitaal) goedkeuren van de factuur.

Dit nodigt uit tot belangenverstrengeling. Het is voor een bestuurder heel verleidelijk om opdrachten te gunnen aan familie, vrienden, of zelfs zijn of haar eigen bedrijf. Er is niemand die de kritische vraag stelt: “Hebben we wel drie onafhankelijke offertes opgevraagd?”

Bovendien kan een bestuurder die “om het makkelijk te maken” snel een 5-jarig onderhoudscontract tekent, onbevoegd handelen. Voor contracten langer dan één jaar is vrijwel altijd een expliciet ALV-besluit vereist.

Oplossing:

  • Leg in het Huishoudelijk Reglement vast dat voor alle uitgaven boven (bijvoorbeeld) €1.000 minimaal drie onafhankelijke offertes verplicht zijn.

  • Installeer een ‘Technische Commissie’ van leden met verstand van zaken om offertes te beoordelen en werk te controleren.

  • Houd de controle bij de ALV: alle grote uitgaven en lange contracten moeten vooraf door de vergadering worden goedgekeurd. De ALV is de baas, het bestuur voert uit.

Deel 3: Een Stappenplan voor Herstel

De risico’s zijn groot, maar de oplossingen zijn concreet. De ALV moet de regie nemen.

Fase 1: Directe Noodmaatregelen (Vandaag nog regelen)

Deze maatregelen kan de ALV in de eerstvolgende vergadering nemen om de acute risico’s te beperken:

  1. Digitale Kluis: Verplicht het gebruik van een VvE-eigen e-mailadres (bij voorkeur een eigen domein, zie Optie 3) en een wachtwoordbeheerder, met een noodtoegang voor de Kascommissie.

  2. Financiële Controle: Verplicht altijd twee geregistreerde gemachtigden in het digitale portaal van de beheerder.

  3. Dubbele Goedkeuring: Voer het vierogenprincipe in voor betalingen boven een vastgesteld drempelbedrag, door dubbele digitale goedkeuring te eisen (bijv. Bestuur + KC-voorzitter).

Fase 2: Versterken van de Regels

  1. Goedkeuringsmatrix: Maak duidelijke regels (in het Huishoudelijk Reglement) over welke bedragen het bestuur zelf mag goedkeuren en wanneer goedkeuring van de ALV nodig is.

  2. Contracten: Herbevestig dat het bestuur nooit contracten met een looptijd van meer dan één jaar mag tekenen zonder expliciet ALV-besluit.

Fase 3: Structurele Oplossingen (De Permanente Genezing)

  1. Optie 1: Bestuur Uitbreiden (De Makkelijkste Weg)De meest logische oplossing: zoek een tweede of derde bestuurder. Vraag een buurman om penningmeester te worden. Dit verdeelt de werklast en introduceert onmiddellijk onderlinge controle.
  2. Optie 2: Professioneel Bestuur (De Comfortabele Weg)Lukt het niet om vrijwilligers te vinden? Besteed het volledige bestuur uit aan een professionele, externe partij. Let op: dit is iets anders dan de administrateur die u nu heeft. Een externe bestuurder neemt de eindverantwoordelijkheid over, wat continuïteit garandeert en juridische expertise in huis haalt.

Conclusie: Van Kwetsbaarheid naar Weerbaarheid

Een eenmansbestuur is een juridische en operationele tikkende tijdbom. Het combineert een maximaal acuut risico (een verlamde VvE bij uitval) met een maximaal chronisch risico (gebrek aan controle en dubieuze contracten). De aanwezigheid van een administratief beheerder maskeert dit risico, maar lost het niet op.

De verantwoordelijkheid ligt bij de Algemene Ledenvergadering. De ALV is het hoogste orgaan en het enige dat de VvE structureel kan beschermen. Wacht niet tot het te laat is. Handel nu, nu de ALV nog bijeengeroepen kan worden.