Als Administratief Beheerder kom ik ze dagelijks tegen: enthousiaste VvE-bestuurders die zich met hart en ziel inzetten voor hun gebouw. De notulen worden keurig gemaakt en de begroting klopt tot achter de komma. Maar als ik vraag naar het e-mailadres van het bestuur, krijg ik vaak te horen: “Oh, stuur maar naar pietjepuk1965@hotmail.com, dat lees ik elke dag.”

Hoewel dit heel praktisch en onschuldig lijkt, gaan bij mij dan direct alle alarmbellen rinkelen. In dit artikel leg ik je uit waarom het gebruik van privémail voor VvE-zaken een risico is dat je niet wilt lopen, en waarom een algemeen e-mailadres misschien wel de belangrijkste stap is naar een professioneel bestuur.

Het probleem met de ‘keukentafel-methode’

Laten we eerlijk zijn: VvE-bestuurder zijn is vaak vrijwilligerswerk. Je doet het naast je baan, je gezin en je hobby’s. Het is dan verleidelijk om gewoon je eigen e-mailadres te gebruiken. Je bent daar immers al ingelogd en je ziet de berichten direct binnenkomen.

Toch kleven hier grote nadelen aan. Niet alleen praktisch, maar ook juridisch.

1. De nachtmerrie van de AVG (Privacy)

In Nederland is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) streng. Als VvE-bestuur verwerk je persoonsgegevens: namen van eigenaars, betalingsachterstanden, klachten over geluidsoverlast, noem maar op.

Wanneer deze informatie in jouw persoonlijke inbox staat, tussen de nieuwsbrieven van webwinkels en foto’s van je kleinkinderen, heb je geen controle meer over die data. Wat als jouw persoonlijke account gehackt wordt? Of wat als je je tablet laat liggen in de trein? Dan is er sprake van een datalek en liggen de privégegevens van je buren op straat. Als bestuur ben je wettelijk verantwoordelijk voor het veilig houden van die gegevens. Een privé-inbox voldoet simpelweg niet aan die veiligheidseisen.

2. De continuïteit (het ‘wat-als-je-verhuist’-scenario)

Stel, je bent vijf jaar lang voorzitter geweest. Je hebt honderden mailtjes verstuurd met aannemers, de gemeente en leden. Nu verhuis je en treed je af.

Als al die communicatie in jouw privémail zit, verdwijnt de ‘geschiedenis’ van de VvE op het moment dat jij de deur dichttrekt. Je opvolger begint met een lege lei.

  • “Wat was er ook alweer afgesproken met de schilder in 2021?”
  • “Hadden we die lekkage bij mevrouw Jansen nou al afgehandeld?”

De nieuwe bestuurder kan het niet terugzoeken. Dit kan leiden tot dubbele kosten, misverstanden en zelfs juridische conflicten omdat een sluitende dossieropbouw ontbreekt en bewijs niet meer toegankelijk is.

3. Werk en privé gescheiden houden

Een onderschat aspect is je eigen rust. Als je persoonlijke e-mailadres bij alle bewoners bekend is als hét meldpunt voor klachten, krijg je op zaterdagavond tijdens het eten appjes of mailtjes over een kapotte lamp in de hal. Door een algemeen adres te gebruiken, bepaal jij wanneer je ‘aan’ staat als bestuurder. Bovendien kunnen medebestuurders bij ziekte of vakantie makkelijker inspringen.

De Oplossing: Eén adres, vele voordelen

De oplossing is gelukkig simpel: een algemeen e-mailadres. Denk aan bestuur@vve-parkzicht.nl of, als je geen eigen domeinnaam wilt, vve.parkzicht@gmail.com (let wel op: bij een eigen domein is de VvE eigenaar van de data, bij gratis diensten ligt dat genuanceerder). Dit is waarom dat een wereld van verschil maakt:

Het Archief is heilig

Bij een algemeen e-mailadres blijft de historie bewaard bij de functie, niet bij de persoon. Treedt er een nieuw bestuurslid aan? Je overhandigt de inloggegevens en hij of zij kan direct zien wat er de afgelopen jaren is besproken. Dit waarborgt de continuïteit van de vereniging. In VvE-land is het archief van onschatbare waarde; het is het geheugen van het gebouw.

Professionele uitstraling

Een mailtje van penningmeester@vve-residentie.nl komt een stuk serieuzer over bij aannemers, verzekeraars en gemeenten dan een mailtje van gitaarheld88@live.nl. Het laat zien dat de VvE een serieuze gesprekspartner is die haar zaken op orde heeft. Dit dwingt respect af en zorgt vaak voor een vlottere samenwerking met leveranciers.

Makkelijke overdracht

Het overdragen van een bestuurstaak is vaak een heel gedoe met mappen en dozen vol papier. Met een algemeen e-mailadres is de digitale overdracht een kwestie van het wijzigen van het wachtwoord. Het nieuwe bestuurslid logt in en is up and running. Geen verloren data, geen AVG-zorgen.

Waarom Keijzer Administratie strikt is

Om bovenstaande redenen zijn wij bij Keijzer Administratie heel duidelijk in ons beleid: wij corresponderen uitsluitend met algemene e-mailadressen van de VvE.

Wij versturen geen VvE-stukken, financiële overzichten of privacygevoelige informatie naar privé-mailadressen (zoals Hotmail, Gmail of provider-adressen op naam). Dit doen we niet om lastig te zijn, maar puur om u als bestuurder en de vereniging te beschermen. Wij willen er zeker van zijn dat de informatie veilig aankomt, dat de historie bij de VvE blijft en dat we voldoen aan de strengste AVG-eisen.

Conclusie: Kleine moeite, groot plezier

Het inrichten van een algemeen e-mailadres kost vaak maar een paar euro per maand (voor een eigen domeinnaam) of is zelfs gratis. De winst die je ermee behaalt op het gebied van professionaliteit, privacy en continuïteit is echter onbetaalbaar.

Ben je bestuurder en mail je nog privé? Maak er dan vandaag nog werk van. Het is een van de makkelijkste manieren om je VvE direct naar een hoger niveau te tillen. Je opvolgers (en je buren) zullen je dankbaar zijn! Het is een onmisbare stap naar goed bestuur.