Facturen Fiatteren
Handleiding voor Bestuursleden
Het goedkeuringsproces
Voordat wij facturen namens de VvE betalen, moet het bestuur hier via het portaal akkoord op geven. Zodra er een factuur klaarstaat, ontvangt u (of de penningmeester) een e-mailmelding.
Let op: Niet ieder bestuurslid kan autoriseren. In het systeem is doorgaans één bestuurslid, meestal de penningmeester, aangewezen als bevoegd. Wilt u echter een ander bestuurslid aanstellen, dan is dat uiteraard mogelijk. Stuur in dat geval even een bericht naar Keijzer Administratie met uw verzoek.
Open Administratie
Kies Administratie in het linkermenu.
Navigeer naar Fiatteren
Klik in het horizontale menu op Fiatteren. U komt nu in het overzicht met alle facturen die wachten op uw beoordeling.
Open de factuur
Klik op de Bekijken-knop (het oog-icoontje) naast de factuur die u wilt behandelen. De PDF van de factuur wordt nu geopend.
Controleer en goedkeuren
Controleer goed: Is de juiste tegenrekening ingevoerd en klopt het boekingsvoorstel? Is de factuur in orde en mag deze betaald worden? Klik dan op de Goedkeuren-knop (het vinkje) rechtsboven de PDF van de factuur.
[Adres]
Definitief goedkeuren of afkeuren
Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of u wilt doorgaan. Klik op Ja om de factuur definitief goed te keuren voor betaling.
Is de factuur onterecht of verwacht u een nieuwe versie? Klik dan niet op goedkeuren, maar op de Afkeuren-knop (het kruisje) rechtsboven de PDF.
- Echt onterecht (bijv. spookfactuur): Keur de factuur direct af.
- Leverancier stuurt een aangepaste factuur: Keur de huidige factuur af.
- Zélf contact opnemen voor een creditfactuur: Keur de factuur niet af! Laat deze op ‘nog te fiatteren’ staan. Zodra de leverancier de creditfactuur stuurt, kunt u ze beide tegelijk afhandelen in het portaal.
Factuur afkeuren
Als u voor afkeuren kiest, verschijnt er een pop-up venster. Vul bij het veld Omschrijving kort in waarom u de factuur afkeurt (bijvoorbeeld “Spookfactuur!” of “Leverancier stuurt nieuwe factuur”). Klik daarna op bevestigen.