Facturen Fiatteren

✅Het goedkeuringsproces

Voordat wij facturen namens de VvE betalen, moet het bestuur hier via het portaal akkoord op geven. Zodra er een factuur klaarstaat, ontvangt u (of de penningmeester) een e-mailmelding.

Let op: Niet ieder bestuurslid kan autoriseren. In het systeem is doorgaans één bestuurslid, meestal de penningmeester, aangewezen als bevoegd. Wilt u echter een ander bestuurslid aanstellen, dan is dat uiteraard mogelijk. Stuur in dat geval even een bericht naar Keijzer Administratie met uw verzoek.

---

Stap 1: Open Administratie

Kies Administratie in het linkermenu.

Stap 2: Navigeer naar Fiatteren

Klik in het horizontale menu op Fiatteren. U komt nu in het overzicht met alle facturen die wachten op uw beoordeling.

Stap 3: Open de factuur

Klik op de Bekijken-knop (het oog-icoontje) naast de factuur die u wilt behandelen. De PDF van de factuur wordt nu geopend.

Stap 4: Controleer en goedkeuren

Controleer goed: Is de juiste tegenrekening ingevoerd en klopt het boekingsvoorstel? Is de factuur in orde en mag deze betaald worden? Klik dan op de Goedkeuren-knop (het vinkje) rechtsboven de PDF van de factuur.

💡 Verkeerde grootboekrekening? Is de factuur op zich akkoord om te betalen, maar ziet u dat deze op een verkeerde grootboekrekening is geboekt? Keur de factuur dan gerust goed! Beantwoord daarna simpelweg de e-mail die u ter notificatie ontving en geef daarin de correctie aan ons door.

Stap 5: Definitief goedkeuren of afkeuren

Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of u wilt doorgaan. Klik op Ja om de factuur definitief goed te keuren voor betaling.

Is de factuur onterecht of verwacht u een nieuwe versie? Klik dan niet op goedkeuren, maar op de Afkeuren-knop (het kruisje) rechtsboven de PDF.

Stap 6: Als u voor afkeuren kiest, verschijnt er een pop-up venster.

Vul bij het veld Omschrijving kort in waarom u de factuur afkeurt (bijvoorbeeld “Spookfactuur!” of “Leverancier stuurt nieuwe factuur”).

Klik tenslotte op bevestigen.