Debiteurenbeheer voor VvE’s: helder, zorgvuldig en in lijn met de Wki

Een gezonde Vereniging van Eigenaars vraagt om voorspelbare kasstromen. Uitblijvende servicebijdragen zetten begroting, onderhoud en continuïteit onder druk. Keijzer Administratie ondersteunt VvE‑besturen bij het tijdig en correct adresseren van betalingsachterstanden — volledig in lijn met de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) — met een duidelijke, nadrukkelijke rol voor het bestuur.

De rol van het bestuur staat centraal

• Het bestuur is de formele afzender van communicatie richting het betreffende lid en betalingen verlopen op de eigen VvE‑rekening.

• Keijzer Administratie signaleert, bereidt communicatie voor en zorgt voor dossiervorming; het bestuur besluit en verstuurt.

• Bij opschaling naar juridische stappen draagt Keijzer Administratie — na opdracht van het bestuur — het dossier over aan de gerechtsdeurwaarder.

Het basistraject: herinneren → aanmanen → gerechtsdeurwaarder

• Herinneren
  Zakelijke, feitelijke communicatie vanuit het bestuur, gericht op snel normaliseren van betalingen, in lijn met de Wki.

• Aanmanen
  Als betaling uitblijft, volgt een formele aanmaning vanuit het bestuur, met duidelijke termijnen en specificaties.

• Gerechtsdeurwaarder
  Blijft betaling uit, dan wordt het dossier overgedragen aan de gerechtsdeurwaarder. Vanaf dit moment verloopt de verdere afhandeling via deze bevoegde partij.

Belangrijk: betalingsregelingen, termijnafspraken en vergelijkbare afspraken worden niet door het bestuur gemaakt, maar uitsluitend door de gerechtsdeurwaarder. Dat waarborgt professionele behandeling, juridische zorgvuldigheid en gelijke behandeling van leden.

Werken volgens de Wki: duidelijkheid en rolafbakening

De Wki stelt hogere kwaliteitseisen aan buitengerechtelijke incasso en vraagt om transparante communicatie en strikte rolverdeling. Onze werkwijze sluit hierop aan:

• Het bestuur is de zichtbare en sturende partij in de communicatie naar de leden.

• Keijzer Administratie ondersteunt met administratie, signalering, voorbereiding en dossieropbouw.

• Juridische opschaling en betalingsafspraken verlopen via de gerechtsdeurwaarder.

Waarop mogen besturen rekenen?

• Tijdige signalering en inzicht
  Overzicht van achterstanden, termijnen en benodigde vervolgstappen, zodat het bestuur proactief kan handelen.

• Zorgvuldige, conforme communicatie
  Heldere, zakelijke teksten die passen bij de situatie en voldoen aan de wettelijke kaders.

• Naadloze overdracht
  Als vrijwillige betaling uitblijft, zorgen wij voor een complete dossiervorming en overdracht aan de gerechtsdeurwaarder, met behoud van regie en overzicht voor het bestuur.

Waarom Keijzer Administratie?

• VvE‑specialisatie
  Kennis van begrotingen, onderhoudsplanning, reglementen en besluitvorming binnen VvE’s.

• Rust en zekerheid
  Een traject met duidelijke stappen en rolverdeling, zodat besturen zorgvuldig én voortvarend kunnen handelen.

• Transparante samenwerking
  Heldere afspraken, voorspelbare ondersteuning en consequente uitvoering — van herinnering tot en met de overdracht aan de gerechtsdeurwaarder.